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Guia de implantação — Processos
O passo a passo para colocar Processos para funcionar no Tenka (Brasil), com os módulos que vêm antes dele: 60 passos, cerca de 17 h 5 min de trabalho.
2semanas
60passos
3portões
15min de leitura
Monte o seu plano
Responda três perguntas e veja o plano que cabe na sua empresa, quanto custa e o roteiro só com o que é seu.
* Valores sugestivos, sujeitos à confirmação com a BMCode. A implantação assistida e os serviços não entram na conta. Ver a tabela de preços ↗
1O que o Tenka faz para esta operação
Cada módulo do guia aparece com a situação no país, na ordem em que um depende do outro. O guia mostra o caminho; quem libera as telas é o plano da conta.
Já funciona no Tenka: Configurações, Administração, Processos
Semana 1Brasil
País: O Brasil é o país em produção do Tenka: nota fiscal, folha e banco funcionam pelos adaptadores do país.
- Configurações do Tenantmenu da conta (o seu avatar, no canto direito da barra do topo)Configurações do TenantO que conferir: razão social, CNPJ, inscrição estadual e municipal e o regime tributário — saem em toda nota; logo, cor da marca e os dados da empresa (razão social, registro fiscal, endereço) — saem nos documentos · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 30 min
- NF-e de saídaEntregarVendas e expediçãoNF-e de saídaO que conferir: uma nota de teste em homologação, com chave, protocolo e situação · Quem faz: Financeiro · Tempo: 30 min
- Apuração fiscalReceberEm dia com o governoApuração fiscalO que conferir: a apuração do mês conferida pelo contador antes de pagar a guia · Quem faz: Contador · Tempo: 30 min
- ReceberEm dia com o governoeSocialO que conferir: os eventos da folha conferidos antes do envio · Quem faz: Contador · Tempo: 30 min
- Contas conectadasReceberO dinheiro se movendoContas conectadasO que conferir: se o banco tiver Open Finance, a conta conectada: o extrato e o saldo chegam sozinhos · Quem faz: Financeiro · Tempo: 20 min
Como compensar o adaptador que falta
- Nota de serviço numa prefeitura que o emissor ainda não cobre: emita no portal da prefeitura e registre o número da nota no título — o financeiro e a margem não dependem do emissor.
- Banco sem Open Finance: importe o extrato (OFX ou CSV) na Conciliação bancária uma vez por semana.
Semana 1Módulo Configurações
O que este módulo faz: Empresa, IA e integrações
Os passos abaixo valem para toda empresa que usa o módulo; o bloco da sua vertical acrescenta o que é próprio da sua operação.
- Usuários e grupos de acessoCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaUsuários e grupos de acessoO que conferir: um grupo por papel, a partir dos grupos sugeridos (Financeiro, Comercial, Operação, Compras e estoque, RH, Diretoria); quem trabalha em duas empresas tem um login só — e grupo vale por empresa: aplique o grupo nas duas, ou copie-o pela ficha do grupo (Copiar para outra empresa); um usuário para cada dono de processo · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 20 min
- Matriz de acessosCadastros e configuraçõesConfiguraçõesMatriz de acessosO que conferir: quem opera vê a operação; o custo e a margem ficam com quem decide preço · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Minhas preferências(menu do usuário, no topo)O que conferir: idioma, tema e "Ver valores" de cada pessoa · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Unidades do grupoCadastros e configuraçõesFinanceiroUnidades do grupoO que conferir: opcional: só se quiser agrupar empresas nos relatórios (DRE gerencial e fluxo de caixa consolidados); nenhuma tela de operação depende de unidade, e quem tem uma ou duas empresas sem consolidar pula este passo · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Integraçõesa busca da barra do topo: digite "Integrações"O que conferir: ligar os seus sistemas em um clique: a receita da integração pede só a credencial · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Chaves de APICadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaChaves de APIO que conferir: a chave de cada integrador; o SDK sai pronto em /api/v1/sdk e a especificação OpenAPI tem versão congelada · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Acessos da plataformaCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaAcessos da plataformaO que conferir: transparência · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Alçadas de liberaçãoCadastros e configuraçõesFinanceiroAlçadas de liberaçãoO que conferir: fluxo de aprovação por evento e etapa · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Ambiente / SandboxCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaAmbiente / SandboxO que conferir: coloque a conta em modo de HOMOLOGAÇÃO para treinar equipe e testar processos sem afetar a produção · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- AutomaçõesCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaAutomaçõesO que conferir: crie automações sem programar · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Canais de WhatsAppCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaCanais de WhatsAppO que conferir: conexão do WhatsApp da empresa (Cloud API oficial ou Evolution) · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Delegações de aprovaçãoCadastros e configuraçõesFinanceiroDelegações de aprovaçãoO que conferir: transfira temporariamente sua alçada de aprovação a outra pessoa (férias, ausências) · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Eventos de aprovaçãoCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaEventos de aprovaçãoO que conferir: catálogo de eventos que podem exigir aprovação · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Migrar do sistema anteriorCadastros e configuraçõesPrimeiros passosMigrar do sistema anteriorO que conferir: trazer da confecção o que está no sistema anterior ou em planilha, direto para o Tenka · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Aplicativos conectadosCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaAplicativos conectadosO que conferir: os aplicativos externos (Claude, ChatGPT, IDEs) autorizados por OAuth a conversar com a sua conta pelo MCP. Aqui quem… · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Participação societáriaCadastros e configuraçõesFinanceiroParticipação societáriaO que conferir: quanto o grupo detém de cada empresa e por qual método ela entra no consolidado (integral com minoritários, ou… · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Recertificação de acessoCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaRecertificação de acessoO que conferir: a revisão periódica de quem pode o quê · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- SSO / SAMLCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaSSO / SAMLO que conferir: login federado por SAML: o cliente usa o próprio provedor de identidade (Azure AD/Entra, Okta, Google Workspace) para… · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Trilhos da OperaçãoCadastros e configuraçõesOperaçãoTrilhos da OperaçãoO que conferir: o documento ANDA num trilho, e o trilho define o que a operação significa e faz · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Uso de armazenamentoCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaUso de armazenamentoO que conferir: quanto espaço os arquivos da conta ocupam · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Tenkai no siteCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaTenkai no siteO que conferir: o chat de atendimento que o seu site mostra ao visitante · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Jornada do timeCadastros e configuraçõesPrimeiros passosJornada do timeO que conferir: quem mais está dentro · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Jornada de ImplantaçãoCadastros e configuraçõesPrimeiros passosJornada de ImplantaçãoO que conferir: implante guiado · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Mês espelhoCadastros e configuraçõesPrimeiros passosMês espelhoO que conferir: prove que o Tenka reproduz o fechamento do contador · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Migrar de outro sistemaCadastros e configuraçõesPrimeiros passosMigrar de outro sistemaO que conferir: traga clientes, fornecedores, itens, plano de contas e títulos do Omie, Conta Azul, Bling, Nibo ou de planilha · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Acompanhamento do conectorCadastros e configuraçõesIntegraçõesAcompanhamento do conectorO que conferir: a saúde da integração, sem esconder nada · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Conciliação do conectorCadastros e configuraçõesIntegraçõesConciliação do conectorO que conferir: um mês por vez · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Conector de integraçãoCadastros e configuraçõesIntegraçõesConector de integraçãoO que conferir: conecte o Tenka a um ERP que continua dono da operação (ex.: Sankhya) e espelhe os dados por aqui · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Pedidos enviados ao ERPCadastros e configuraçõesIntegraçõesPedidos enviados ao ERPO que conferir: a fila do que sai do Tenka para o ERP: esperando, aceito com o número do ERP, recusado com o motivo do ERP, desistiu · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Implantação assistidaCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaImplantação assistidaO que conferir: o acompanhamento da virada de sistema, de ponta a ponta e numa página só · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Assistente fiscalmenu da conta (o seu avatar, no canto direito da barra do topo)Assistente fiscalO que conferir: estado, regime, código de segurança da NFC-e (CSC) e certificado A1, com o teste da SEFAZ no fim · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 5 min
- Consumo do WhatsAppCadastros e configuraçõesPlataforma e segurançaConsumo do WhatsAppO que conferir: a franquia do mês por tipo de mensagem e, se precisar, o pacote de créditos · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 5 min
Semana 2Módulo Administração
O que este módulo faz: Logs, auditoria, filas e experiência (técnico)
Os passos abaixo valem para toda empresa que usa o módulo; o bloco da sua vertical acrescenta o que é próprio da sua operação.
- Placar de adoçãoMelhorarOnde o trabalho empacaPlacar de adoçãoO que conferir: quanto o time usa cada parte — e o que NÃO está sendo usado · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
- Pacote do auditor (SOC 2)MelhorarGovernança e conformidadePacote do auditor (SOC 2)O que conferir: confira o pacote que se entrega a um auditor · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Central de ConfiançaMelhorarGovernança e conformidadeCentral de ConfiançaO que conferir: confira a vitrine de confiança da sua conta · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Canal de denúnciaMelhorarGovernança e conformidadeCanal de denúnciaO que conferir: confira a caixa do comitê de ética · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Fila de E-mailsMelhorarGovernança e conformidadeFila de E-mailsO que conferir: confira fila assíncrona de envio de e-mails · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Grafo do negócioSaberExploreGrafo do negócioO que conferir: confira o negócio inteiro como um mapa navegável · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Log de ErrosMelhorarGovernança e conformidadeLog de ErrosO que conferir: confira visualização de erros do sistema · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Matriz de riscoMelhorarGovernança e conformidadeMatriz de riscoO que conferir: confira a matriz de risco corporativa da empresa · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 10 min
- Documentos (GED)EntregarO trabalho do diaDocumentos (GED)O que conferir: os documentos vivos da empresa · Quem faz: Administrador da conta · Tempo: 15 min
Semana 2Módulo Processos
O que este módulo faz: Gestão por processos: cadeia de valor viva, raio-x da organização e painel de sincronismo — a camada entre a estratégia e a execução.
Os passos abaixo valem para toda empresa que usa o módulo; o bloco da sua vertical acrescenta o que é próprio da sua operação.
Para quem é: a empresa que quer usar o Tenka só para organizar e melhorar os processos — mapear como o trabalho acontece, achar onde ele empaca, padronizar e manter o padrão de pé — mesmo que o financeiro e a operação ainda rodem em outro sistema.
O que você tem no fim: a cadeia de valor desenhada com dono, os processos priorizados pelo dado, o fluxo real descoberto, a causa-raiz com plano de ação e uma rotina que mostra se o padrão está se mantendo.
Ritmo: 4 semanas. Em cada passo há dois botões: Abrir no sistema e Ver a ajuda da tela, os dois numa aba nova.
Cadeia de valorPriorizaçãoFluxo real (AS-IS)Causa-raizPadrão (TO-BE)Rotina SDCA
- Cadeia de valorMelhorarOnde o trabalho empacaCadeia de valorO que conferir: a arquitetura em 4 níveis (macroprocesso → processo → subprocesso → atividade), cada um com dono e tipo · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Priorização de processosMelhorarOnde o trabalho empacaPriorização de processosO que conferir: a matriz desempenho × importância estratégica: os 3 processos que começam primeiro · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- AS-IS do processoMelhorarOnde o trabalho empacaAS-IS do processoO que conferir: a ficha SIPOC, o fluxo em raias e o desempenho medido: prazo, retrabalho, aderência ao SLA e custo por execução · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Process Mining (fluxo real)MelhorarOnde o trabalho empacaProcess Mining (fluxo real)O que conferir: o fluxo real descoberto do histórico que a operação já registrou — sem importar log de nada · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- MelhorarOnde o trabalho empacaRupturasO que conferir: onde o processo rasga, priorizado (GUTIF) e com a curva de Pareto · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Causa-raiz e plano 5W2HMelhorarOnde o trabalho empacaCausa-raiz e plano 5W2HO que conferir: os 5 porquês até a causa-raiz e o plano 5W2H com dono e prazo · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Documentos de processoMelhorarOnde o trabalho empacaDocumentos de processoO que conferir: o padrão novo (TO-BE) nos 4 níveis: política, procedimento, POP e instrução de trabalho · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Operação assistidaMelhorarOnde o trabalho empacaOperação assistidaO que conferir: 1 a 3 meses acompanhando o processo: o KPI no início, no fim e o ganho medido · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Rotina SDCAMelhorarOnde o trabalho empacaRotina SDCAO que conferir: os itens de controle e de verificação, o rito na agenda com pauta gerada e o farol · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 30 min
- Agile CoachMelhorarOnde o trabalho empacaAgile CoachO que conferir: confira lê o fluxo real do time, as cerimônias registradas, as ações de retro em aberto e as notas do pulse, e devolve um… · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 10 min
- Checks de coerênciaMelhorarOnde o trabalho empacaChecks de coerênciaO que conferir: confira a auditoria contínua do modelo de gestão · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 10 min
- Mapa de contextoMelhorarOnde o trabalho empacaMapa de contextoO que conferir: confira o raio-x da organização · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 10 min
- SincronismoMelhorarOnde o trabalho empacaSincronismoO que conferir: confira matriz 3 níveis × 4 pilares marcada por evidência do próprio sistema, % de sincronismo, maturidade em processos por… · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 10 min
- Radar de automaçãoMelhorarOnde o trabalho empacaRadar de automaçãoO que conferir: o processo que mais paga a própria automação: a nota de cada um, a recomendação (nativa, agente de IA, integração ou robô) e quanto se poupa por mês, com a conta aberta · Quem faz: Dono do processo · Tempo: 10 min
Como o menu está organizado (leia antes de começar) (Módulo Processos)
Tudo de processos mora em Melhorar ▸ Onde o trabalho empaca. O resto do menu (Vender, Entregar, Receber) alimenta o dado real que os processos medem: quanto mais a operação roda no Tenka, mais o mapa mostra o que de fato acontece.
| Onde | O que mora lá |
|---|---|
| Melhorar ▸ Onde o trabalho empaca | Cadeia de valor, Priorização de processos, AS-IS do processo, Process Mining, Causa-raiz e plano 5W2H, Documentos de processo, Rotina SDCA, Rupturas, Operação assistida, Placar de adoção |
| Cadastros e configurações | usuários, papéis e acessos |
Onde a gestão de processos costuma errar
- Mapa sem dono. Processo sem dono não melhora: a Cadeia de valor pede um dono em cada nível.
- Melhoria sem medida. Sem o AS-IS medido no início, não há como provar o ganho no fim. Meça antes de mudar.
- Padrão que ninguém revisa. O documento publicado sem rotina SDCA volta a ser ignorado em semanas.
Perguntas que o Tenkai responde depois da implantação
- "Quais processos têm mais retrabalho?"
- "Onde o processo de compras mais empaca?"
- "O plano de ação do processo X está em dia?"
Os portões e a rotina (Módulo Processos)
Semana 1 — o mapa
Portão da semana 1: a cadeia de valor com dono em cada macroprocesso e os 3 processos prioritários escolhidos.
Semana 2 — como o trabalho acontece de verdade
Portão da semana 2: os 3 processos prioritários com o AS-IS medido e as rupturas registradas.
Semana 3 — a causa e o padrão
Portão da semana 3: um plano 5W2H em andamento e o padrão novo publicado para o primeiro processo.
Semana 4 — o padrão que se mantém
A rotina do gestor (30 minutos por semana): Rotina SDCA (o farol dos itens de controle), Rupturas (o que rasgou de novo) e Operação assistida (o ganho medido). ✅ Portão do go-live: o primeiro processo com padrão publicado, rotina SDCA rodando e o ganho medido pelo dado, não declarado.