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Centre d’aide Tenka › Guides de mise en place

Guide de mise en place — Processos

Le pas à pas pour faire fonctionner Processos dans Tenka (Brésil), avec les modules qui viennent avant : 60 étapes, environ 17 h et 5 min de travail.

2semaines
60étapes
3jalons
15min de lecture
  1. 1Brésil
  2. 1Module Paramètres
  3. 2Module Administration
  4. 2Module Processus

Composez votre offre

Répondez à trois questions et voyez l'offre qui convient à votre entreprise, son coût et la feuille de route avec seulement ce qui vous concerne.

Les parties de la feuille de route qui vous concernent

* Prix indicatifs, sous réserve de confirmation par BMCode. L'implantation accompagnée et les services ne sont pas inclus. Voir la grille tarifaire ↗

1Ce que Tenka fait pour cette activité

Chaque module du guide affiche sa situation dans le pays, dans l’ordre où l’un dépend de l’autre. Le guide montre le chemin ; c’est le plan du compte qui ouvre les écrans.

Fonctionne déjà dans Tenka: Configurações, Administração, Processos

Semaine 1Brésil

Pays : Le Brésil est le pays en production de Tenka : facture, paie et banque fonctionnent par les adaptateurs du pays.

  1. Paramètres du Tenant
    menu du compte (votre avatar, à droite de la barre du haut)Paramètres du Tenant
    À vérifier : raison sociale, CNPJ, inscription d'État et municipale et le régime fiscal — figurent sur chaque facture; logo, couleur de la marque et données de l'entreprise (raison sociale, numéro fiscal, adresse) — ils figurent sur les documents · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 30 min
  2. NF-e de sortie
    LivrerVentes et expéditionNF-e de sortie
    À vérifier : une facture de test en homologation, avec clé, protocole et statut · Qui le fait: Finances · Durée: 30 min
  3. Détermination fiscale
    EncaisserEn règle avec l'administrationDétermination fiscale
    À vérifier : la détermination du mois vérifiée par le comptable avant de payer le bordereau · Qui le fait: Comptable · Durée: 30 min
  4. eSocial
    Ouvrir dans le systèmeVoir l'aide de l'écran
    EncaisserEn règle avec l'administrationeSocial
    À vérifier : les événements de paie vérifiés avant l'envoi · Qui le fait: Comptable · Durée: 30 min
  5. Comptes connectés
    EncaisserL'argent en mouvementComptes connectés
    À vérifier : si la banque a Open Finance, le compte connecté : le relevé et le solde arrivent tout seuls · Qui le fait: Finances · Durée: 20 min

Comment compenser l'adaptateur manquant

  • Facture de service dans une commune que l'émetteur ne couvre pas encore : émettez-la sur le portail de la commune et enregistrez le numéro de la facture sur le titre — les finances et la marge ne dépendent pas de l'émetteur.
  • Banque sans Open Finance : importez le relevé (OFX ou CSV) dans le Rapprochement bancaire une fois par semaine.

Semaine 1Module Paramètres

Ce que fait ce module : Entreprise, IA et intégrations

Les étapes ci-dessous valent pour toute entreprise qui utilise le module ; le bloc de votre secteur ajoute ce qui est propre à votre activité.

  1. Utilisateurs et groupes d'accès
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéUtilisateurs et groupes d'accès
    À vérifier : un groupe par rôle, à partir des groupes suggérés (Finances, Commercial, Opérations, Achats et stocks, RH, Direction); qui travaille dans deux entreprises n'a qu'un seul identifiant — et le groupe vaut par entreprise : appliquez le groupe aux deux, ou copiez-le depuis la fiche du groupe (Copier vers une autre entreprise); un utilisateur pour chaque responsable de processus · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 20 min
  2. Matrice des accès
    Référentiels et paramètresParamètresMatrice des accès
    À vérifier : qui opère voit l'opération; le coût et la marge restent à celui qui décide du prix · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  3. Mes préférences
    (menu de l'utilisateur, en haut)
    À vérifier : langue, thème et "Voir les valeurs" de chaque personne · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  4. Unités du groupe
    Référentiels et paramètresFinancesUnités du groupe
    À vérifier : facultatif : seulement si vous voulez regrouper des entreprises dans les rapports (compte de résultat de gestion et flux de trésorerie consolidés); aucun écran d'exploitation ne dépend de l'unité, et qui a une ou deux entreprises sans consolidation saute cette étape · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  5. Intégrations
    la recherche de la barre du haut : tapez "Intégrations"
    À vérifier : connectez vos systèmes en un clic : la recette d'intégration ne demande que l'identifiant · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  6. Clés d'API
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéClés d'API
    À vérifier : la clé de chaque intégrateur; le SDK est prêt sur /api/v1/sdk et la spécification OpenAPI a une version figée · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  7. Accès à la plateforme
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéAccès à la plateforme
    À vérifier : transparence · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  8. Seuils de validation
    Référentiels et paramètresFinancesSeuils de validation
    À vérifier : flux de validation par événement et par étape · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  9. Environnement / Sandbox
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéEnvironnement / Sandbox
    À vérifier : mettez le compte en mode HOMOLOGATION pour former l'équipe et tester les processus sans affecter la production · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  10. Automatisations
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéAutomatisations
    À vérifier : créez des automatisations sans programmer · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  11. Canaux WhatsApp
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéCanaux WhatsApp
    À vérifier : connexion du WhatsApp de l'entreprise (Cloud API officielle ou Evolution) · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  12. Délégations de validation
    Référentiels et paramètresFinancesDélégations de validation
    À vérifier : transférez temporairement votre pouvoir de validation à une autre personne (congés, absences) · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  13. Événements de validation
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéÉvénements de validation
    À vérifier : catalogue des événements pouvant exiger une validation · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  14. Migrer depuis l'ancien système
    Référentiels et paramètresPremiers pasMigrer depuis l'ancien système
    À vérifier : apporter de la confection ce qui est dans l'ancien système ou dans un tableur, directement dans Tenka · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  15. Applications connectées
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéApplications connectées
    À vérifier : les applications externes (Claude, ChatGPT, IDE) autorisées par OAuth à dialoguer avec votre compte via le MCP. Ici celui qui… · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  16. Participation au capital
    Référentiels et paramètresFinancesParticipation au capital
    À vérifier : quelle part de chaque entreprise le groupe détient et par quelle méthode elle entre dans la consolidation (intégrale avec minoritaires, ou… · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  17. Recertification des accès
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéRecertification des accès
    À vérifier : la revue périodique de qui peut quoi · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  18. SSO / SAML
    Ouvrir dans le systèmeVoir l'aide de l'écran
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéSSO / SAML
    À vérifier : connexion fédérée par SAML : le client utilise son propre fournisseur d'identité (Azure AD/Entra, Okta, Google Workspace) pour… · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  19. Rails des Opérations
    Référentiels et paramètresOpérationsRails des Opérations
    À vérifier : le document CIRCULE sur un rail, et le rail définit ce que l'opération signifie et fait · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  20. Utilisation du stockage
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéUtilisation du stockage
    À vérifier : quel espace occupent les fichiers du compte · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  21. Tenkai sur le site
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéTenkai sur le site
    À vérifier : le chat d'assistance que votre site montre au visiteur · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  22. Parcours de l'équipe
    Référentiels et paramètresPremiers pasParcours de l'équipe
    À vérifier : qui d'autre est connecté · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  23. Parcours de mise en place
    Référentiels et paramètresPremiers pasParcours de mise en place
    À vérifier : déployez de façon guidée · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  24. Mois miroir
    Référentiels et paramètresPremiers pasMois miroir
    À vérifier : prouvez que Tenka reproduit la clôture du comptable · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  25. Migrer depuis un autre système
    Référentiels et paramètresPremiers pasMigrer depuis un autre système
    À vérifier : apportez clients, fournisseurs, articles, plan comptable et titres depuis Omie, Conta Azul, Bling, Nibo ou un tableur · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  26. Suivi du connecteur
    Référentiels et paramètresIntégrationsSuivi du connecteur
    À vérifier : la santé de l'intégration, sans rien cacher · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  27. Rapprochement du connecteur
    Référentiels et paramètresIntégrationsRapprochement du connecteur
    À vérifier : un mois à la fois · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  28. Connecteur d'intégration
    Référentiels et paramètresIntégrationsConnecteur d'intégration
    À vérifier : connectez Tenka à un ERP qui reste propriétaire de l'opération (ex. : Sankhya) et reflétez les données ici · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  29. Commandes envoyées à l'ERP
    Référentiels et paramètresIntégrationsCommandes envoyées à l'ERP
    À vérifier : la file de ce qui sort de Tenka vers l'ERP : en attente, accepté avec le numéro de l'ERP, refusé avec le motif de l'ERP, abandonné · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  30. Mise en place assistée
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéMise en place assistée
    À vérifier : le suivi du changement de système, de bout en bout et sur une seule page · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  31. Assistant fiscal
    menu du compte (votre avatar, à droite de la barre du haut)Assistant fiscal
    À vérifier : État, régime, code de sécurité de la NFC-e (CSC) et certificat A1, avec le test de la SEFAZ à la fin · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 5 min
  32. Consommation WhatsApp
    Référentiels et paramètresPlateforme et sécuritéConsommation WhatsApp
    À vérifier : le forfait du mois par type de message et, si besoin, le pack de crédits · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 5 min

Semaine 2Module Administration

Ce que fait ce module : Journaux, audit, files et expérience (technique)

Les étapes ci-dessous valent pour toute entreprise qui utilise le module ; le bloc de votre secteur ajoute ce qui est propre à votre activité.

  1. Tableau d'adoption
    AméliorerOù le travail bloqueTableau d'adoption
    À vérifier : combien l'équipe utilise chaque partie — et ce qui N'EST PAS utilisé · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min
  2. Dossier de l'auditeur (SOC 2)
    AméliorerGouvernance et conformitéDossier de l'auditeur (SOC 2)
    À vérifier : vérifiez le dossier remis à un auditeur · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  3. Centre de Confiance
    AméliorerGouvernance et conformitéCentre de Confiance
    À vérifier : vérifiez la vitrine de confiance de votre compte · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  4. Canal d'alerte
    AméliorerGouvernance et conformitéCanal d'alerte
    À vérifier : vérifiez la boîte du comité d'éthique · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  5. File d'e-mails
    AméliorerGouvernance et conformitéFile d'e-mails
    À vérifier : vérifiez la file asynchrone d'envoi d'e-mails · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  6. Graphe de l'entreprise
    SavoirExplorerGraphe de l'entreprise
    À vérifier : vérifiez toute l'entreprise sous forme de carte navigable · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  7. Journal des erreurs
    AméliorerGouvernance et conformitéJournal des erreurs
    À vérifier : vérifiez l'affichage des erreurs du système · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  8. Matrice des risques
    AméliorerGouvernance et conformitéMatrice des risques
    À vérifier : vérifiez la matrice des risques de l'entreprise · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 10 min
  9. Documents (GED)
    LivrerLe travail du jourDocuments (GED)
    À vérifier : les documents vivants de l'entreprise · Qui le fait: Administrateur du compte · Durée: 15 min

Semaine 2Module Processus

Ce que fait ce module : Gestion par processus : chaîne de valeur vivante, radiographie de l'organisation et tableau de synchronisme — la couche entre la stratégie et l'exécution.

Les étapes ci-dessous valent pour toute entreprise qui utilise le module ; le bloc de votre secteur ajoute ce qui est propre à votre activité.

À qui s'adresse : l'entreprise qui veut utiliser Tenka seulement pour organiser et améliorer les processus — cartographier comment le travail se fait, trouver où il bloque, standardiser et maintenir le standard debout — même si les finances et l'exploitation tournent encore dans un autre système.

Ce que vous avez à la fin : la chaîne de valeur dessinée avec responsable, les processus priorisés par la donnée, le flux réel découvert, la cause racine avec plan d'action et une routine qui montre si le standard se maintient.

Rythme : 4 semaines. À chaque étape il y a deux boutons : Ouvrir dans le système et Voir l'aide de l'écran, les deux dans un nouvel onglet.

Chaîne de valeurPriorisationFlux réel (AS-IS)Cause racineStandard (TO-BE)Routine SDCA
  1. Chaîne de valeur
    AméliorerOù le travail bloqueChaîne de valeur
    À vérifier : l'architecture en 4 niveaux (macroprocessus → processus → sous-processus → activité), chacun avec responsable et type · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  2. Priorisation des processus
    AméliorerOù le travail bloquePriorisation des processus
    À vérifier : la matrice performance × importance stratégique : les 3 processus qui démarrent en premier · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  3. AS-IS du processus
    AméliorerOù le travail bloqueAS-IS du processus
    À vérifier : la fiche SIPOC, le flux en couloirs et la performance mesurée : délai, reprises, respect du SLA et coût par exécution · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  4. Process Mining (flux réel)
    AméliorerOù le travail bloqueProcess Mining (flux réel)
    À vérifier : le flux réel découvert à partir de l'historique que l'exploitation a déjà enregistré — sans importer aucun journal · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  5. Ruptures
    AméliorerOù le travail bloqueRuptures
    À vérifier : où le processus se déchire, priorisé (GUTIF) et avec la courbe de Pareto · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  6. Cause racine et plan 5W2H
    AméliorerOù le travail bloqueCause racine et plan 5W2H
    À vérifier : les 5 pourquoi jusqu'à la cause racine et le plan 5W2H avec responsable et délai · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  7. Documents de processus
    AméliorerOù le travail bloqueDocuments de processus
    À vérifier : le nouveau standard (TO-BE) sur les 4 niveaux : politique, procédure, mode opératoire et instruction de travail · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  8. Opération assistée
    AméliorerOù le travail bloqueOpération assistée
    À vérifier : 1 à 3 mois de suivi du processus : le KPI au début, à la fin et le gain mesuré · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  9. Routine SDCA
    AméliorerOù le travail bloqueRoutine SDCA
    À vérifier : les éléments de contrôle et de vérification, le rituel à l'agenda avec ordre du jour généré et le feu · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 30 min
  10. Agile Coach
    Ouvrir dans le systèmeVoir l'aide de l'écran
    AméliorerOù le travail bloqueAgile Coach
    À vérifier : vérifiez lit le flux réel de l'équipe, les cérémonies enregistrées, les actions de rétro ouvertes et les notes du pulse, et renvoie un… · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 10 min
  11. Contrôles de cohérence
    AméliorerOù le travail bloqueContrôles de cohérence
    À vérifier : vérifiez l'audit continu du modèle de gestion · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 10 min
  12. Carte de contexte
    AméliorerOù le travail bloqueCarte de contexte
    À vérifier : vérifiez la radiographie de l'organisation · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 10 min
  13. Synchronisme
    AméliorerOù le travail bloqueSynchronisme
    À vérifier : vérifiez matrice 3 niveaux × 4 piliers cochée selon les preuves du système lui-même, % de synchronisme, maturité des processus par… · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 10 min
  14. Radar d’automatisation
    AméliorerOù le travail bloqueRadar d’automatisation
    À vérifier : le processus qui rentabilise le mieux sa propre automatisation : la note de chacun, la recommandation (native, agent IA, intégration ou robot) et l’économie par mois, avec le calcul ouvert · Qui le fait: Propriétaire du processus · Durée: 10 min

Comment le menu est organisé (à lire avant de commencer) (Module Processus)

Tout ce qui concerne les processus vit dans Améliorer ▸ Où le travail bloque. Le reste du menu (Vendre, Livrer, Encaisser) alimente la donnée réelle que mesurent les processus : plus l'activité tourne dans Tenka, plus la carte montre ce qui se passe vraiment.

Où Ce qu'on y trouve
Améliorer ▸ Où le travail bloque Chaîne de valeur, Priorisation des processus, AS-IS du processus, Process Mining, Cause racine et plan 5W2H, Documents de processus, Routine SDCA, Ruptures, Opération assistée, Tableau d'adoption
Référentiels et paramètres utilisateurs, rôles et accès

Où la gestion des processus se trompe d'habitude

  • Carte sans responsable. Un processus sans responsable ne s'améliore pas : la Chaîne de valeur demande un responsable à chaque niveau.
  • Amélioration sans mesure. Sans l'AS-IS mesuré au début, impossible de prouver le gain à la fin. Mesurez avant de changer.
  • Standard que personne ne révise. Le document publié sans routine SDCA redevient ignoré en quelques semaines.

Questions auxquelles Tenkai répond après la mise en place

  • "Quels processus ont le plus de reprises ?"
  • "Où le processus d'achats bloque-t-il le plus ?"
  • "Le plan d'action du processus X est-il à jour ?"

Les jalons et la routine (Module Processus)

Semaine 1 — la carte

Jalon de la semaine 1 : la chaîne de valeur avec un responsable à chaque macroprocessus et les 3 processus prioritaires choisis.

Semaine 2 — comment le travail se fait vraiment

Jalon de la semaine 2 : les 3 processus prioritaires avec l'AS-IS mesuré et les ruptures enregistrées.

Semaine 3 — la cause et le standard

Jalon de la semaine 3 : un plan 5W2H en cours et le nouveau standard publié pour le premier processus.

Semaine 4 — le standard qui se maintient

La routine du gestionnaire (30 minutes par semaine) : Routine SDCA (le feu des éléments de contrôle), Ruptures (ce qui s'est déchiré à nouveau) et Opération assistée (le gain mesuré). ✅ Jalon du go-live : le premier processus avec standard publié, routine SDCA en marche et le gain mesuré par la donnée, non déclaré.