Руководство по внедрению — Processos

Страна: Бразилия — страна, в которой Tenka работает в промышленной эксплуатации: налоговая накладная, зарплата и банк работают через адаптеры страны.

1. 1
   Настройки Tenant

   меню учётной записи (ваш аватар в правом углу верхней панели)›Настройки Tenant

   ✓Что проверить: юридическое название, CNPJ, штатная и муниципальная регистрация и налоговый режим — попадают в каждую накладную; логотип, цвет бренда и данные компании (юридическое название, налоговый номер, адрес) — они попадают в документы · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 30 мин
2. 2
   Исходящая NF-e

   Поставлять›Продажи и отгрузка›Исходящая NF-e

   ✓Что проверить: тестовая накладная в тестовой среде с ключом, протоколом и статусом · Кто делает: Финансовый отдел · Время: 30 мин
3. 3
   Налоговый расчёт

   Получать›В ладах с государством›Налоговый расчёт

   ✓Что проверить: расчёт месяца, проверенный бухгалтером до оплаты платёжки · Кто делает: Бухгалтер · Время: 30 мин
4. 4
   eSocial

   Открыть в системеСправка по экрану

   Получать›В ладах с государством›eSocial

   ✓Что проверить: события зарплаты, проверенные перед отправкой · Кто делает: Бухгалтер · Время: 30 мин
5. 5
   Подключённые счета

   Получать›Движение денег›Подключённые счета

   ✓Что проверить: если у банка есть Open Finance — подключённый счёт: выписка и остаток приходят сами · Кто делает: Финансовый отдел · Время: 20 мин

Как компенсировать недостающий адаптер

• Накладная на услуги в муниципалитете, который эмитент пока не поддерживает: выпустите на портале муниципалитета и зарегистрируйте номер накладной в обязательстве — финансы и маржа не зависят от эмитента.
• Банк без Open Finance: импортируйте выписку (OFX или CSV) в Банковскую сверку раз в неделю.

Что делает этот модуль: Компания, ИИ и интеграции

Шаги ниже действуют для любой компании, использующей модуль; блок вашей вертикали добавляет то, что свойственно вашей операции.

1. 6
   Пользователи и группы доступа

   Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Пользователи и группы доступа

   ✓Что проверить: одна группа на роль, исходя из предлагаемых групп (Финансы, Коммерция, Операции, Закупки и склад, Кадры, Дирекция); тот, кто работает в двух компаниях, имеет один логин — и группа действует в рамках компании: примените группу в обеих или скопируйте её через карточку группы (Копировать в другую компанию); пользователь для каждого владельца процесса · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 20 мин
2. 7
   Матрица доступов

   Справочники и настройки›Настройки›Матрица доступов

   ✓Что проверить: кто работает, видит операции; себестоимость и маржа остаются у тех, кто решает о цене · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
3. 8
   Мои предпочтения

   (меню пользователя, вверху)

   ✓Что проверить: язык, тема и "Показывать значения" каждого человека · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
4. 9
   Подразделения группы

   Справочники и настройки›Финансовый отдел›Подразделения группы

   ✓Что проверить: необязательно: только если хотите группировать компании в отчётах (консолидированный управленческий ОПУ и денежный поток); ни один операционный экран не зависит от подразделения, а у кого одна-две компании без консолидации, этот шаг пропускают · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
5. 10
   Интеграции

   поиск в верхней панели: введите "Интеграции"

   ✓Что проверить: подключите свои системы одним щелчком: рецепт интеграции просит только учётные данные · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
6. 11
   Ключи API

   Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Ключи API

   ✓Что проверить: ключ каждого интегратора; SDK готов по адресу /api/v1/sdk, а спецификация OpenAPI имеет замороженную версию · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
7. 12
   Доступы платформы

   Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Доступы платформы

   ✓Что проверить: прозрачность · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
8. 13
   Полномочия на утверждение

   Справочники и настройки›Финансовый отдел›Полномочия на утверждение

   ✓Что проверить: процесс утверждения по событию и этапу · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
9. 14
   Среда / Sandbox

   Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Среда / Sandbox

   ✓Что проверить: переведите учётную запись в режим ТЕСТИРОВАНИЯ, чтобы обучать команду и проверять процессы без влияния на рабочую среду · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
10. 15
    Автоматизации

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Автоматизации

    ✓Что проверить: создавайте автоматизации без программирования · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
11. 16
    Каналы WhatsApp

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Каналы WhatsApp

    ✓Что проверить: подключение WhatsApp компании (официальный Cloud API или Evolution) · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
12. 17
    Делегирование утверждений

    Справочники и настройки›Финансовый отдел›Делегирование утверждений

    ✓Что проверить: временно передайте свои полномочия на утверждение другому человеку (отпуск, отсутствие) · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
13. 18
    События утверждения

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›События утверждения

    ✓Что проверить: каталог событий, которые могут требовать утверждения · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
14. 19
    Перейти с предыдущей системы

    Справочники и настройки›Первые шаги›Перейти с предыдущей системы

    ✓Что проверить: перенести из пошивочного производства то, что находится в прежней системе или таблице, прямо в Tenka · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
15. 20
    Подключённые приложения

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Подключённые приложения

    ✓Что проверить: внешние приложения (Claude, ChatGPT, IDE), которым через OAuth разрешено общаться с вашей учётной записью по MCP. Здесь тот, кто… · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
16. 21
    Доли участия

    Справочники и настройки›Финансовый отдел›Доли участия

    ✓Что проверить: какой долей каждой компании владеет группа и каким методом она входит в консолидацию (полная с миноритариями или… · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
17. 22
    Повторная сертификация доступа

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Повторная сертификация доступа

    ✓Что проверить: периодический пересмотр того, кто что может · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
18. 23
    SSO / SAML

    Открыть в системеСправка по экрану

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›SSO / SAML

    ✓Что проверить: федеративный вход по SAML: клиент использует собственного поставщика идентификации (Azure AD/Entra, Okta, Google Workspace), чтобы… · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
19. 24
    Рельсы операций

    Справочники и настройки›Операции›Рельсы операций

    ✓Что проверить: документ ДВИЖЕТСЯ по рельсам, и рельсы определяют, что означает и делает операция · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
20. 25
    Использование хранилища

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Использование хранилища

    ✓Что проверить: сколько места занимают файлы учётной записи · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
21. 26
    Tenkai на сайте

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Tenkai на сайте

    ✓Что проверить: чат поддержки, который ваш сайт показывает посетителю · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
22. 27
    Путь команды

    Справочники и настройки›Первые шаги›Путь команды

    ✓Что проверить: кто ещё внутри · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
23. 28
    Путь внедрения

    Справочники и настройки›Первые шаги›Путь внедрения

    ✓Что проверить: сопровождаемое внедрение · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
24. 29
    Зеркальный месяц

    Справочники и настройки›Первые шаги›Зеркальный месяц

    ✓Что проверить: докажите, что Tenka воспроизводит закрытие бухгалтера · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
25. 30
    Перейти с другой системы

    Справочники и настройки›Первые шаги›Перейти с другой системы

    ✓Что проверить: перенесите клиентов, поставщиков, позиции, план счетов и обязательства из Omie, Conta Azul, Bling, Nibo или из таблицы · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
26. 31
    Мониторинг коннектора

    Справочники и настройки›Интеграции›Мониторинг коннектора

    ✓Что проверить: состояние интеграции, ничего не скрывая · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
27. 32
    Сверка коннектора

    Справочники и настройки›Интеграции›Сверка коннектора

    ✓Что проверить: по одному месяцу · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
28. 33
    Интеграционный коннектор

    Справочники и настройки›Интеграции›Интеграционный коннектор

    ✓Что проверить: подключите Tenka к ERP, который остаётся владельцем операции (например, Sankhya), и отражайте данные здесь · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
29. 34
    Заказы, отправленные в ERP

    Справочники и настройки›Интеграции›Заказы, отправленные в ERP

    ✓Что проверить: очередь того, что уходит из Tenka в ERP: ожидает, принято с номером ERP, отклонено с причиной ERP, отказались · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
30. 35
    Сопровождаемое внедрение

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Сопровождаемое внедрение

    ✓Что проверить: сопровождение перехода на новую систему, от начала до конца, на одной странице · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
31. 36
    Налоговый помощник

    меню учётной записи (ваш аватар в правом углу верхней панели)›Налоговый помощник

    ✓Что проверить: штат, налоговый режим, код безопасности NFC-e (CSC) и сертификат A1 с проверкой SEFAZ в конце · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 5 мин
32. 37
    Расход WhatsApp

    Справочники и настройки›Платформа и безопасность›Расход WhatsApp

    ✓Что проверить: лимит месяца по типам сообщений и при необходимости пакет кредитов · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 5 мин

Что делает этот модуль: Журналы, аудит, очереди и опыт использования (технический)

Шаги ниже действуют для любой компании, использующей модуль; блок вашей вертикали добавляет то, что свойственно вашей операции.

1. 38
   Табло внедрения

   Улучшать›Где застревает работа›Табло внедрения

   ✓Что проверить: сколько команда использует каждую часть — и что НЕ используется · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин
2. 39
   Пакет для аудитора (SOC 2)

   Улучшать›Управление и соответствие требованиям›Пакет для аудитора (SOC 2)

   ✓Что проверить: проверьте пакет, который передают аудитору · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
3. 40
   Центр доверия

   Улучшать›Управление и соответствие требованиям›Центр доверия

   ✓Что проверить: проверьте витрину доверия вашей учётной записи · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
4. 41
   Канал сообщений о нарушениях

   Улучшать›Управление и соответствие требованиям›Канал сообщений о нарушениях

   ✓Что проверить: проверьте ящик комитета по этике · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
5. 42
   Очередь электронных писем

   Улучшать›Управление и соответствие требованиям›Очередь электронных писем

   ✓Что проверить: проверьте асинхронную очередь отправки писем · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
6. 43
   Граф бизнеса

   Знать›Исследуйте›Граф бизнеса

   ✓Что проверить: проверьте весь бизнес как навигируемую карту · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
7. 44
   Журнал ошибок

   Улучшать›Управление и соответствие требованиям›Журнал ошибок

   ✓Что проверить: проверьте просмотр ошибок системы · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
8. 45
   Матрица рисков

   Улучшать›Управление и соответствие требованиям›Матрица рисков

   ✓Что проверить: проверьте корпоративную матрицу рисков компании · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 10 мин
9. 46
   Документы (GED)

   Поставлять›Работа дня›Документы (GED)

   ✓Что проверить: живые документы компании · Кто делает: Администратор учётной записи · Время: 15 мин

Что делает этот модуль: Управление по процессам: живая цепочка создания ценности, рентген организации и панель синхронизма — слой между стратегией и исполнением.

Шаги ниже действуют для любой компании, использующей модуль; блок вашей вертикали добавляет то, что свойственно вашей операции.

Для кого: для компании, которая хочет использовать Tenka только для упорядочения и улучшения процессов — описать, как происходит работа, найти, где она застревает, стандартизировать и поддерживать стандарт — даже если финансы и операции пока работают в другой системе.

Что вы получите в конце: нарисованную цепочку создания ценности с владельцами, процессы, приоритизированные по данным, выявленный реальный поток, первопричину с планом действий и рутину, показывающую, держится ли стандарт.

Ритм: 4 недели. В каждом шаге есть две кнопки: Открыть в системе и Посмотреть справку по экрану, обе в новой вкладке.

Поток: 🗺️ Цепочка создания ценности → 🎯 Приоритизация → 🔍 Реальный поток (AS-IS) → 🧩 Первопричина → 📘 Стандарт (TO-BE) → 🔁 Рутина SDCA

1. 47
   Цепочка создания ценности

   Улучшать›Где застревает работа›Цепочка создания ценности

   ✓Что проверить: архитектура в 4 уровня (макропроцесс → процесс → подпроцесс → деятельность), у каждого владелец и тип · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
2. 48
   Приоритизация процессов

   Улучшать›Где застревает работа›Приоритизация процессов

   ✓Что проверить: матрица эффективность × стратегическая важность: 3 процесса, с которых начинают первыми · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
3. 49
   AS-IS процесса

   Улучшать›Где застревает работа›AS-IS процесса

   ✓Что проверить: карточка SIPOC, поток по дорожкам и измеренная эффективность: срок, переделки, соблюдение SLA и стоимость выполнения · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
4. 50
   Process Mining (реальный поток)

   Улучшать›Где застревает работа›Process Mining (реальный поток)

   ✓Что проверить: реальный поток, выявленный из истории, которую операция уже зарегистрировала, — без импорта каких-либо журналов · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
5. 51
   Сбои

   Улучшать›Где застревает работа›Сбои

   ✓Что проверить: где процесс рвётся, с приоритетами (GUTIF) и кривой Парето · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
6. 52
   Первопричина и план 5W2H

   Улучшать›Где застревает работа›Первопричина и план 5W2H

   ✓Что проверить: 5 почему до первопричины и план 5W2H с владельцем и сроком · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
7. 53
   Документы процессов

   Улучшать›Где застревает работа›Документы процессов

   ✓Что проверить: новый стандарт (TO-BE) на 4 уровнях: политика, процедура, POP и рабочая инструкция · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
8. 54
   Сопровождаемая работа

   Улучшать›Где застревает работа›Сопровождаемая работа

   ✓Что проверить: от 1 до 3 месяцев сопровождения процесса: KPI в начале, в конце и измеренный выигрыш · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
9. 55
   Рутина SDCA

   Улучшать›Где застревает работа›Рутина SDCA

   ✓Что проверить: контрольные и проверочные пункты, ритуал в календаре со сформированной повесткой и светофор · Кто делает: Владелец процесса · Время: 30 мин
10. 56
    Agile Coach

    Открыть в системеСправка по экрану

    Улучшать›Где застревает работа›Agile Coach

    ✓Что проверить: проверьте: читает реальный поток команды, зарегистрированные церемонии, открытые действия ретро и заметки pulse и возвращает… · Кто делает: Владелец процесса · Время: 10 мин
11. 57
    Проверки согласованности

    Улучшать›Где застревает работа›Проверки согласованности

    ✓Что проверить: проверьте непрерывный аудит модели управления · Кто делает: Владелец процесса · Время: 10 мин
12. 58
    Карта контекста

    Улучшать›Где застревает работа›Карта контекста

    ✓Что проверить: проверьте рентген организации · Кто делает: Владелец процесса · Время: 10 мин
13. 59
    Синхронизация

    Улучшать›Где застревает работа›Синхронизация

    ✓Что проверить: проверьте матрицу 3 уровня × 4 опоры, отмеченную доказательствами самой системы, % синхронизма, зрелость процессов по… · Кто делает: Владелец процесса · Время: 10 мин
14. 60
    Радар автоматизации

    Улучшать›Где застревает работа›Радар автоматизации

    ✓Что проверить: процесс, который лучше всего окупает собственную автоматизацию: оценка каждого, рекомендация (встроенная, ИИ-агент, интеграция или робот) и экономия в месяц, с открытым расчётом · Кто делает: Владелец процесса · Время: 10 мин

Как устроено меню (прочтите перед началом) (Модуль «Процессы»)

Всё о процессах находится в Улучшать ▸ Где застревает работа. Остальное меню (Продавать, Поставлять, Получать) питает реальные данные, которые измеряют процессы: чем больше операций идёт в Tenka, тем точнее карта показывает, что происходит на самом деле.

Где ошибаются в управлении процессами

• Карта без владельца. Процесс без владельца не улучшается: Цепочка создания ценности требует владельца на каждом уровне.
• Улучшение без измерения. Без AS-IS, измеренного в начале, нельзя доказать выигрыш в конце. Измеряйте до изменений.
• Стандарт, который никто не пересматривает. Документ, опубликованный без рутины SDCA, снова игнорируется через несколько недель.

Вопросы, на которые Tenkai отвечает после внедрения

• "В каких процессах больше всего переделок?"
• "Где процесс закупок застревает чаще всего?"
• "План действий по процессу X в порядке?"

Контрольные точки и рутина (Модуль «Процессы»)

Неделя 1 — карта

Неделя 2 — как работа происходит на самом деле

Неделя 3 — причина и стандарт

Неделя 4 — стандарт, который держится

Рутина руководителя (30 минут в неделю): Рутина SDCA (светофор контрольных пунктов), Сбои (что снова порвалось) и Сопровождаемая работа (измеренный выигрыш). ✅ Контрольная точка запуска: первый процесс с опубликованным стандартом, работающей рутиной SDCA и выигрышем, измеренным по данным, а не заявленным.