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Guía de implantación — Processos

El paso a paso para poner Processos a funcionar en Tenka (Brasil), con los módulos que van antes: 60 pasos, cerca de 17 h y 5 min de trabajo.

2semanas
60pasos
3hitos
16min de lectura
  1. 1Brasil
  2. 1Módulo Configuración
  3. 2Módulo Administración
  4. 2Módulo Procesos

Arme su plan

Responda tres preguntas y vea el plan que se ajusta a su empresa, cuánto cuesta y la hoja de ruta solo con lo suyo.

Las partes de la hoja de ruta que son suyas

* Valores orientativos, sujetos a confirmación con BMCode. La implantación asistida y los servicios no están incluidos. Ver la tabla de precios ↗

1Lo que Tenka hace por esta operación

Cada módulo de la guía aparece con su situación en el país, en el orden en que uno depende del otro. La guía muestra el camino; quien habilita las pantallas es el plan de la cuenta.

Ya funciona en Tenka: Configurações, Administração, Processos

Semana 1Brasil

País: Brasil es el país en producción de Tenka: factura, nómina y banco funcionan por los adaptadores del país.

  1. Configuraciones del Tenant
    menú de la cuenta (su avatar, en el extremo derecho de la barra superior)Configuraciones del Tenant
    Qué verificar: razón social, CNPJ, inscripción estatal y municipal y el régimen tributario — salen en toda nota; logo, color de la marca y los datos de la empresa (razón social, identificación fiscal, dirección) — salen en los documentos · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 30 min
  2. Factura electrónica de salida (NF-e)
    EntregarVentas y expediciónFactura electrónica de salida (NF-e)
    Qué verificar: una nota de prueba en homologación, con clave, protocolo y situación · Quién lo hace: Finanzas · Tiempo: 30 min
  3. Determinación fiscal
    CobrarAl día con el fiscoDeterminación fiscal
    Qué verificar: la determinación del mes verificada por el contador antes de pagar la boleta · Quién lo hace: Contador · Tiempo: 30 min
  4. eSocial
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    CobrarAl día con el fiscoeSocial
    Qué verificar: los eventos de la nómina verificados antes del envío · Quién lo hace: Contador · Tiempo: 30 min
  5. Cuentas conectadas
    CobrarEl dinero en movimientoCuentas conectadas
    Qué verificar: si el banco tiene Open Finance, la cuenta conectada: el extracto y el saldo llegan solos · Quién lo hace: Finanzas · Tiempo: 20 min

Cómo compensar el adaptador que falta

  • Nota de servicio en un municipio que el emisor aún no cubre: emítala en el portal del municipio y registre el número de la nota en el título — las finanzas y el margen no dependen del emisor.
  • Banco sin Open Finance: importe el extracto (OFX o CSV) en la Conciliación bancaria una vez por semana.

Semana 1Módulo Configuración

Qué hace este módulo: Empresa, IA e integraciones

Los pasos de abajo valen para toda empresa que usa el módulo; el bloque de su vertical agrega lo que es propio de su operación.

  1. Usuarios y grupos de acceso
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadUsuarios y grupos de acceso
    Qué verificar: un grupo por rol, a partir de los grupos sugeridos (Finanzas, Comercial, Operación, Compras e inventario, RR. HH., Dirección); quien trabaja en dos empresas tiene un solo usuario — y el grupo vale por empresa: aplique el grupo en las dos, o cópielo desde la ficha del grupo (Copiar a otra empresa); un usuario para cada dueño de proceso · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 20 min
  2. Matriz de accesos
    Registros y configuracionesConfiguracionesMatriz de accesos
    Qué verificar: quien opera ve la operación; el costo y el margen quedan con quien decide el precio · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  3. Mis preferencias
    (menú del usuario, arriba)
    Qué verificar: idioma, tema y "Ver valores" de cada persona · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  4. Unidades del grupo
    Registros y configuracionesFinanzasUnidades del grupo
    Qué verificar: opcional: solo si quiere agrupar empresas en los informes (estado de resultados gerencial y flujo de caja consolidados); ninguna pantalla de operación depende de la unidad, y quien tiene una o dos empresas sin consolidar omite este paso · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  5. Integraciones
    la búsqueda de la barra superior: escriba "Integraciones"
    Qué verificar: conecte sus sistemas en un clic: la receta de la integración solo pide la credencial · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  6. Claves de API
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadClaves de API
    Qué verificar: la clave de cada integrador; el SDK sale listo en /api/v1/sdk y la especificación OpenAPI tiene versión congelada · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  7. Accesos de la plataforma
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadAccesos de la plataforma
    Qué verificar: transparencia · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  8. Niveles de aprobación
    Registros y configuracionesFinanzasNiveles de aprobación
    Qué verificar: flujo de aprobación por evento y etapa · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  9. Entorno / Sandbox
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadEntorno / Sandbox
    Qué verificar: ponga la cuenta en modo de HOMOLOGACIÓN para capacitar al equipo y probar procesos sin afectar la producción · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  10. Automatizaciones
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadAutomatizaciones
    Qué verificar: cree automatizaciones sin programar · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  11. Canales de WhatsApp
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadCanales de WhatsApp
    Qué verificar: conexión del WhatsApp de la empresa (Cloud API oficial o Evolution) · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  12. Delegaciones de aprobación
    Registros y configuracionesFinanzasDelegaciones de aprobación
    Qué verificar: transfiera temporalmente su nivel de aprobación a otra persona (vacaciones, ausencias) · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  13. Eventos de aprobación
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadEventos de aprobación
    Qué verificar: catálogo de eventos que pueden exigir aprobación · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  14. Migrar del sistema anterior
    Registros y configuracionesPrimeros pasosMigrar del sistema anterior
    Qué verificar: traer de la confección lo que está en el sistema anterior o en una hoja de cálculo, directo a Tenka · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  15. Aplicaciones conectadas
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadAplicaciones conectadas
    Qué verificar: las aplicaciones externas (Claude, ChatGPT, IDEs) autorizadas por OAuth para conversar con su cuenta por el MCP. Aquí quien… · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  16. Participación societaria
    Registros y configuracionesFinanzasParticipación societaria
    Qué verificar: cuánto detenta el grupo de cada empresa y por qué método entra en la consolidación (integral con minoritarios, o… · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  17. Recertificación de accesos
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadRecertificación de accesos
    Qué verificar: la revisión periódica de quién puede qué · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  18. SSO / SAML
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadSSO / SAML
    Qué verificar: inicio de sesión federado por SAML: el cliente usa su propio proveedor de identidad (Azure AD/Entra, Okta, Google Workspace) para… · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  19. Rieles de la Operación
    Registros y configuracionesOperaciónRieles de la Operación
    Qué verificar: el documento VA en un riel, y el riel define lo que la operación significa y hace · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  20. Uso de almacenamiento
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadUso de almacenamiento
    Qué verificar: cuánto espacio ocupan los archivos de la cuenta · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  21. Tenkai en el sitio web
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadTenkai en el sitio web
    Qué verificar: el chat de atención que su sitio muestra al visitante · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  22. Jornada del equipo
    Registros y configuracionesPrimeros pasosJornada del equipo
    Qué verificar: quién más está dentro · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  23. Jornada de Implantación
    Registros y configuracionesPrimeros pasosJornada de Implantación
    Qué verificar: implante guiado · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  24. Mes espejo
    Registros y configuracionesPrimeros pasosMes espejo
    Qué verificar: pruebe que Tenka reproduce el cierre del contador · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  25. Migrar de otro sistema
    Registros y configuracionesPrimeros pasosMigrar de otro sistema
    Qué verificar: traiga clientes, proveedores, ítems, plan de cuentas y títulos de Omie, Conta Azul, Bling, Nibo o de una hoja de cálculo · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  26. Seguimiento del conector
    Registros y configuracionesIntegracionesSeguimiento del conector
    Qué verificar: la salud de la integración, sin esconder nada · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  27. Conciliación del conector
    Registros y configuracionesIntegracionesConciliación del conector
    Qué verificar: un mes a la vez · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  28. Conector de integración
    Registros y configuracionesIntegracionesConector de integración
    Qué verificar: conecte Tenka a un ERP que sigue siendo dueño de la operación (p. ej., Sankhya) y refleje los datos por aquí · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  29. Pedidos enviados al ERP
    Registros y configuracionesIntegracionesPedidos enviados al ERP
    Qué verificar: la cola de lo que sale de Tenka hacia el ERP: esperando, aceptado con el número del ERP, rechazado con el motivo del ERP, desistió · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  30. Implantación asistida
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadImplantación asistida
    Qué verificar: el seguimiento del cambio de sistema, de punta a punta y en una sola página · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  31. Asistente fiscal
    menú de la cuenta (su avatar, en el extremo derecho de la barra superior)Asistente fiscal
    Qué verificar: estado, régimen, código de seguridad de la NFC-e (CSC) y certificado A1, con la prueba de la SEFAZ al final · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 5 min
  32. Consumo de WhatsApp
    Registros y configuracionesPlataforma y seguridadConsumo de WhatsApp
    Qué verificar: la franquicia del mes por tipo de mensaje y, si hace falta, el paquete de créditos · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 5 min

Semana 2Módulo Administración

Qué hace este módulo: Registros, auditoría, colas y experiencia (técnico)

Los pasos de abajo valen para toda empresa que usa el módulo; el bloque de su vertical agrega lo que es propio de su operación.

  1. Tablero de adopción
    MejorarDónde se atasca el trabajoTablero de adopción
    Qué verificar: cuánto usa el equipo cada parte — y qué NO se está usando · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min
  2. Paquete del auditor (SOC 2)
    MejorarGobernanza y cumplimientoPaquete del auditor (SOC 2)
    Qué verificar: revise el paquete que se entrega a un auditor · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  3. Centro de Confianza
    MejorarGobernanza y cumplimientoCentro de Confianza
    Qué verificar: revise la vitrina de confianza de su cuenta · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  4. Canal de denuncias
    MejorarGobernanza y cumplimientoCanal de denuncias
    Qué verificar: revise el buzón del comité de ética · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  5. Cola de correos
    MejorarGobernanza y cumplimientoCola de correos
    Qué verificar: revise la cola asíncrona de envío de correos · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  6. Grafo del negocio
    SaberExplorarGrafo del negocio
    Qué verificar: revise todo el negocio como un mapa navegable · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  7. Registro de errores
    MejorarGobernanza y cumplimientoRegistro de errores
    Qué verificar: revise la visualización de errores del sistema · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  8. Matriz de riesgo
    MejorarGobernanza y cumplimientoMatriz de riesgo
    Qué verificar: revise la matriz de riesgo corporativo de la empresa · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 10 min
  9. Documentos (GED)
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    EntregarEl trabajo del díaDocumentos (GED)
    Qué verificar: los documentos vivos de la empresa · Quién lo hace: Administrador de la cuenta · Tiempo: 15 min

Semana 2Módulo Procesos

Qué hace este módulo: Gestión por procesos: cadena de valor viva, radiografía de la organización y panel de sincronismo — la capa entre la estrategia y la ejecución.

Los pasos de abajo valen para toda empresa que usa el módulo; el bloque de su vertical agrega lo que es propio de su operación.

Para quién es: la empresa que quiere usar Tenka solo para organizar y mejorar los procesos — mapear cómo ocurre el trabajo, encontrar dónde se atasca, estandarizar y mantener el estándar en pie — aunque las finanzas y la operación aún funcionen en otro sistema.

Lo que usted tiene al final: la cadena de valor dibujada con dueño, los procesos priorizados por el dato, el flujo real descubierto, la causa raíz con plan de acción y una rutina que muestra si el estándar se mantiene.

Ritmo: 4 semanas. En cada paso hay dos botones: Abrir en el sistema y Ver la ayuda de la pantalla, los dos en una pestaña nueva.

Cadena de valorPriorizaciónFlujo real (AS-IS)Causa raízEstándar (TO-BE)Rutina SDCA
  1. Cadena de valor
    MejorarDónde se atasca el trabajoCadena de valor
    Qué verificar: la arquitectura en 4 niveles (macroproceso → proceso → subproceso → actividad), cada uno con dueño y tipo · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  2. Priorización de procesos
    MejorarDónde se atasca el trabajoPriorización de procesos
    Qué verificar: la matriz desempeño × importancia estratégica: los 3 procesos que empiezan primero · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  3. AS-IS del proceso
    MejorarDónde se atasca el trabajoAS-IS del proceso
    Qué verificar: la ficha SIPOC, el flujo en carriles y el desempeño medido: plazo, retrabajo, cumplimiento del SLA y costo por ejecución · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  4. Process Mining (flujo real)
    MejorarDónde se atasca el trabajoProcess Mining (flujo real)
    Qué verificar: el flujo real descubierto a partir del historial que la operación ya registró — sin importar log de nada · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  5. Rupturas
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    MejorarDónde se atasca el trabajoRupturas
    Qué verificar: dónde se rompe el proceso, priorizado (GUTIF) y con la curva de Pareto · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  6. Causa raíz y plan 5W2H
    MejorarDónde se atasca el trabajoCausa raíz y plan 5W2H
    Qué verificar: los 5 porqués hasta la causa raíz y el plan 5W2H con dueño y plazo · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  7. Documentos de proceso
    MejorarDónde se atasca el trabajoDocumentos de proceso
    Qué verificar: el nuevo estándar (TO-BE) en los 4 niveles: política, procedimiento, POE e instrucción de trabajo · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  8. Operación asistida
    MejorarDónde se atasca el trabajoOperación asistida
    Qué verificar: 1 a 3 meses acompañando el proceso: el KPI al inicio, al final y la ganancia medida · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  9. Rutina SDCA
    MejorarDónde se atasca el trabajoRutina SDCA
    Qué verificar: los ítems de control y de verificación, el rito en la agenda con agenda generada y el semáforo · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 30 min
  10. Agile Coach
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    MejorarDónde se atasca el trabajoAgile Coach
    Qué verificar: revise lee el flujo real del equipo, las ceremonias registradas, las acciones de retro abiertas y las notas del pulse, y devuelve un… · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 10 min
  11. Checks de coherencia
    MejorarDónde se atasca el trabajoChecks de coherencia
    Qué verificar: revise la auditoría continua del modelo de gestión · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 10 min
  12. Mapa de contexto
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    MejorarDónde se atasca el trabajoMapa de contexto
    Qué verificar: revise la radiografía de la organización · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 10 min
  13. Sincronismo
    Abrir en el sistemaVer la ayuda de la pantalla
    MejorarDónde se atasca el trabajoSincronismo
    Qué verificar: revise matriz 3 niveles × 4 pilares marcada por evidencia del propio sistema, % de sincronismo, madurez en procesos por… · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 10 min
  14. Radar de automatización
    MejorarDónde se atasca el trabajoRadar de automatización
    Qué verificar: el proceso que mejor paga su propia automatización: la nota de cada uno, la recomendación (nativa, agente de IA, integración o robot) y cuánto se ahorra por mes, con la cuenta abierta · Quién lo hace: Dueño del proceso · Tiempo: 10 min

Cómo está organizado el menú (lea antes de empezar) (Módulo Procesos)

Todo lo de procesos vive en Mejorar ▸ Dónde se atasca el trabajo. El resto del menú (Vender, Entregar, Cobrar) alimenta el dato real que miden los procesos: cuanto más funciona la operación en Tenka, más muestra el mapa lo que de hecho ocurre.

Dónde Qué vive allí
Mejorar ▸ Dónde se atasca el trabajo Cadena de valor, Priorización de procesos, AS-IS del proceso, Process Mining, Causa raíz y plan 5W2H, Documentos de proceso, Rutina SDCA, Rupturas, Operación asistida, Tablero de adopción
Registros y configuraciones usuarios, roles y accesos

Dónde suele equivocarse la gestión de procesos

  • Mapa sin dueño. Un proceso sin dueño no mejora: la Cadena de valor pide un dueño en cada nivel.
  • Mejora sin medida. Sin el AS-IS medido al inicio, no hay cómo probar la ganancia al final. Mida antes de cambiar.
  • Estándar que nadie revisa. El documento publicado sin rutina SDCA vuelve a ser ignorado en semanas.

Preguntas que Tenkai responde después de la implantación

  • "¿Qué procesos tienen más retrabajo?"
  • "¿Dónde se atasca más el proceso de compras?"
  • "¿El plan de acción del proceso X está al día?"

Los hitos y la rutina (Módulo Procesos)

Semana 1 — el mapa

Hito de la semana 1: la cadena de valor con dueño en cada macroproceso y los 3 procesos prioritarios elegidos.

Semana 2 — cómo ocurre el trabajo de verdad

Hito de la semana 2: los 3 procesos prioritarios con el AS-IS medido y las rupturas registradas.

Semana 3 — la causa y el estándar

Hito de la semana 3: un plan 5W2H en marcha y el nuevo estándar publicado para el primer proceso.

Semana 4 — el estándar que se mantiene

La rutina del gestor (30 minutos por semana): Rutina SDCA (el semáforo de los ítems de control), Rupturas (lo que se rompió de nuevo) y Operación asistida (la ganancia medida). ✅ Hito del go-live: el primer proceso con estándar publicado, rutina SDCA en marcha y la ganancia medida por el dato, no declarada.