Documentos (GED)
O arquivo vivo da empresa: certidões, apólices, procurações, contratos e licenças com validade controlada, versões preservadas e um responsável que é avisado ANTES de vencer.
A tela
A tela real, no tema que você escolheu aqui em cima.
O que você encontra nesta tela
Um retrato da tela, lido dela mesma — muda quando a tela muda.
Campos do cadastro
Título*Ex.: certidão negativa federal (CND).
CategoriaCertidão, apólice, procuração, contrato, licença/alvará, pessoal ou outro.
Validade*Obrigatória: é dela que sai a situação e o aviso.
Avisar quantos dias antesDe 0 a 365; o padrão é 30.
Prazo"Vence em 12 dias", "venceu há 3 dia(s)".
SituaçãoVigente, vencendo e vencido saem da validade; arquivado é o botão do cabeçalho.
ResponsávelQuem recebe o aviso e responde pela renovação.
Descrição / observaçãoOnde emitir, número do processo, quem assina.
TagsSeparadas por vírgula (ex.: licitação, federal).
Comece aqui
Para que serve
Acabar com o documento vencido descoberto na hora errada — a certidão negativa expirada no dia da licitação, a apólice vencida no dia do sinistro. Cada documento tem validade, responsável e alerta com antecedência configurável.
Como fazer
Os números em cima, os registros embaixo
Os indicadores do painel ficam no topo; embaixo, a lista padrão com os registros que os formam — busca, filtros no painel lateral, visões salvas, colunas e export. Clique num registro para abrir a ficha.
Regras
Versões nunca se perdem
Subir um arquivo novo NÃO substitui o anterior: cria a versão 2, 3, 4... com a anterior preservada na linha do tempo. A renovação de uma certidão vira uma versão nova do MESMO documento — o histórico conta a história inteira.
Status calculado, não digitado
VIGENTE, VENCENDO e VENCIDO são derivados da data de validade e da antecedência do alerta — um job diário reavalia todos e ninguém precisa lembrar de atualizar. ARQUIVADO é a única decisão manual: o documento sai do radar sem ser excluído.
O alerta chega em quem resolve
Quando o documento entra na janela de vencimento (padrão: 30 dias antes), o RESPONSÁVEL recebe a notificação — não uma caixa de e-mail genérica. Documento sem responsável não avisa ninguém: preencha o campo.
Perguntas frequentes
Onde ficam os bytes?
O arquivo físico mora no storage da plataforma (catálogo único, com deduplicação e trilha de quem baixou); esta tela guarda só o significado: o que o documento é, até quando vale e de quem é a bola. Excluir um documento manda as versões para a lixeira — nada é destruído na hora.
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