Documents (GED)
Les archives vivantes de l'entreprise : certificats, polices d'assurance, procurations, contrats et licences avec validité contrôlée, versions préservées et un responsable prévenu AVANT l'échéance.
L’écran
L’écran réel, dans le thème choisi ci-dessus.
Ce que vous trouvez sur cet écran
Un portrait de l’écran, lu depuis l’écran lui-même — il change quand l’écran change.
Champs du formulaire
Título*Ex.: certidão negativa federal (CND).
CategoriaCertidão, apólice, procuração, contrato, licença/alvará, pessoal ou outro.
Validade*Obrigatória: é dela que sai a situação e o aviso.
Avisar quantos dias antesDe 0 a 365; o padrão é 30.
Prazo"Vence em 12 dias", "venceu há 3 dia(s)".
SituaçãoVigente, vencendo e vencido saem da validade; arquivado é o botão do cabeçalho.
ResponsávelQuem recebe o aviso e responde pela renovação.
Descrição / observaçãoOnde emitir, número do processo, quem assina.
TagsSeparadas por vírgula (ex.: licitação, federal).
Commencez ici
À quoi ça sert
En finir avec le document expiré découvert au mauvais moment — l'attestation négative expirée le jour de l'appel d'offres, la police expirée le jour du sinistre. Chaque document a une validité, un responsable et une alerte avec un délai configurable.
Comment faire
Les chiffres en haut, les enregistrements en bas
Les indicateurs du tableau restent en haut ; en bas, la liste standard avec les enregistrements qui les forment — recherche, filtres du panneau latéral, vues enregistrées, colonnes et export. Cliquez sur un enregistrement pour ouvrir sa fiche.
Règles
Les versions ne se perdent jamais
Téléverser un nouveau fichier NE remplace PAS le précédent : il crée la version 2, 3, 4… avec la précédente conservée sur la chronologie. Le renouvellement d'une attestation devient une nouvelle version du MÊME document — l'historique raconte toute l'histoire.
Statut calculé, pas saisi
EN COURS, EN EXPIRATION et EXPIRÉ sont dérivés de la date de validité et du délai de l'alerte — un job quotidien réévalue tout le monde et personne n'a besoin de se souvenir de mettre à jour. ARCHIVÉ est la seule décision manuelle : le document sort du radar sans être supprimé.
L'alerte arrive à celui qui peut agir
Quand le document entre dans la fenêtre d'expiration (par défaut : 30 jours avant), le RESPONSABLE reçoit la notification — pas une boîte e-mail générique. Un document sans responsable n'avertit personne : remplissez le champ.
Questions fréquentes
Où se trouvent les octets ?
Le fichier physique réside dans le stockage de la plateforme (catalogue unique, avec déduplication et trace de qui a téléchargé) ; cet écran ne conserve que le sens : ce qu'est le document, jusqu'à quand il est valable et à qui incombe la responsabilité. Supprimer un document envoie les versions à la corbeille — rien n'est détruit sur-le-champ.
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