Документы (GED)
Живой архив компании: сертификаты, полисы, доверенности, договоры и лицензии с контролируемым сроком действия, сохранённые версии и ответственное лицо, которое уведомляется ДО истечения срока.
Экран
Реальный экран в выбранной выше теме.
Что есть на этом экране
Портрет экрана, считанный с самого экрана — меняется вместе с ним.
Поля формы
Título*Ex.: certidão negativa federal (CND).
CategoriaCertidão, apólice, procuração, contrato, licença/alvará, pessoal ou outro.
Validade*Obrigatória: é dela que sai a situação e o aviso.
Avisar quantos dias antesDe 0 a 365; o padrão é 30.
Prazo"Vence em 12 dias", "venceu há 3 dia(s)".
SituaçãoVigente, vencendo e vencido saem da validade; arquivado é o botão do cabeçalho.
ResponsávelQuem recebe o aviso e responde pela renovação.
Descrição / observaçãoOnde emitir, número do processo, quem assina.
TagsSeparadas por vírgula (ex.: licitação, federal).
Начните здесь
Для чего это нужно
Покончить с просроченным документом, обнаруженным не вовремя, — справка об отсутствии задолженности, истёкшая в день тендера, полис, истёкший в день страхового случая. У каждого документа есть срок действия, ответственный и оповещение с настраиваемым сроком заблаговременности.
Как сделать
Цифры вверху, записи внизу
Показатели панели остаются вверху; внизу — стандартный список записей, из которых они складываются: поиск, фильтры на боковой панели, сохранённые виды, столбцы и экспорт. Нажмите на запись, чтобы открыть карточку.
Правила
Версии никогда не теряются
Загрузка нового файла НЕ заменяет предыдущий: создаётся версия 2, 3, 4... а предыдущая сохраняется на временной шкале. Продление справки становится новой версией ТОГО ЖЕ документа — история рассказывает всё целиком.
Статус рассчитывается, а не вводится вручную
ДЕЙСТВУЕТ, ИСТЕКАЕТ и ИСТЁК выводятся из даты окончания срока действия и времени заблаговременности оповещения — ежедневное задание переоценивает всё, и никому не нужно помнить об обновлении. АРХИВИРОВАН — единственное ручное решение: документ уходит с радара, не будучи удалённым.
Оповещение доходит до того, кто может решить
Когда документ входит в окно истечения срока (по умолчанию: за 30 дней), ОТВЕТСТВЕННЫЙ получает уведомление — а не общий почтовый ящик. Документ без ответственного никого не оповещает: заполните поле.
Частые вопросы
Где хранятся байты?
Физический файл хранится в хранилище платформы (единый каталог, с дедупликацией и журналом скачиваний); этот экран хранит только смысл: чем является документ, до какого срока он действителен и на ком лежит ответственность. Удаление документа отправляет версии в корзину — ничего не уничтожается сразу.
Эта статья была полезной?
В том же модуле: Работа на день21
ОбщениеЦентр общения: отвечайте клиентам портала, общайтесь с коллегами (внутренний чат) и в группах. Всё сгруппиров…Base de conhecimentoOs artigos que respondem antes de o chamado existir — e o número que mostra quantos chamados isso evitou.ВходящиеВаш личный ящик для быстрой заметки о чём угодно без классификации в момент фиксации.Командные церемонииМесто, где фиксируются встречи команды — планирование, ежедневная встреча, обзор и ретроспектива — с согласов…ChamadosOs atendimentos de sustentação dos seus clientes, com o relógio do SLA, a previsão calculada e as ações da li…Дашборд тикетовУправленческий обзор сервис-деска: SLA, очередь по статусу и типу, нагрузка по ответственному и время решения.ТикетыОперационная панель на каждый день: баги, улучшения, поддержка и задачи — с SLA, ответственным, расходом конт…Документ компанииСправка, полис, доверенность или лицензия с акцентом на срок действия: состояние, уведомление ответственному …
Академия Tenka
Открыть АкадемиюПошаговые учебные маршруты для вашей отрасли — внутри платформы.