Documentos (GED)
El archivo vivo de la empresa: certificados, pólizas, poderes, contratos y licencias con vigencia controlada, versiones preservadas y un responsable que es avisado ANTES de vencer.
La pantalla
La pantalla real, en el tema que elegiste arriba.
Qué encuentras en esta pantalla
Un retrato de la pantalla, leído de ella misma — cambia cuando la pantalla cambia.
Campos del registro
Título*Ex.: certidão negativa federal (CND).
CategoriaCertidão, apólice, procuração, contrato, licença/alvará, pessoal ou outro.
Validade*Obrigatória: é dela que sai a situação e o aviso.
Avisar quantos dias antesDe 0 a 365; o padrão é 30.
Prazo"Vence em 12 dias", "venceu há 3 dia(s)".
SituaçãoVigente, vencendo e vencido saem da validade; arquivado é o botão do cabeçalho.
ResponsávelQuem recebe o aviso e responde pela renovação.
Descrição / observaçãoOnde emitir, número do processo, quem assina.
TagsSeparadas por vírgula (ex.: licitação, federal).
Empieza aquí
Para qué sirve
Acabar con el documento vencido descubierto en el momento equivocado — el certificado negativo vencido el día de la licitación, la póliza vencida el día del siniestro. Cada documento tiene vigencia, responsable y alerta con antelación configurable.
Cómo hacer
Los números arriba, los registros abajo
Los indicadores del panel quedan arriba; abajo, la lista estándar con los registros que los forman — búsqueda, filtros en el panel lateral, vistas guardadas, columnas y exportación. Haz clic en un registro para abrir su ficha.
Reglas
Las versiones nunca se pierden
Subir un archivo nuevo NO reemplaza al anterior: crea la versión 2, 3, 4... con la anterior preservada en la línea de tiempo. La renovación de un certificado se convierte en una versión nueva del MISMO documento — el historial cuenta la historia completa.
Estado calculado, no escrito
VIGENTE, POR VENCER y VENCIDO se derivan de la fecha de vigencia y de la antelación de la alerta — un job diario reevalúa todos y nadie necesita acordarse de actualizar. ARCHIVADO es la única decisión manual: el documento sale del radar sin ser eliminado.
La alerta llega a quien resuelve
Cuando el documento entra en la ventana de vencimiento (por defecto: 30 días antes), el RESPONSABLE recibe la notificación — no una casilla de correo genérica. Documento sin responsable no avisa a nadie: completa el campo.
Preguntas frecuentes
¿Dónde quedan los bytes?
El archivo físico vive en el storage de la plataforma (catálogo único, con deduplicación y rastro de quién descargó); esta pantalla guarda solo el significado: qué es el documento, hasta cuándo vale y de quién es la responsabilidad. Eliminar un documento manda las versiones a la papelera — nada se destruye en el momento.
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