Финансовое движение

Создавайте и отслеживайте счета (к оплате и к получению): сумма, срок оплаты, финансовая категория, тип счёта, клиент/поставщик и банковский счёт. Фиксируйте погашения (получение/оплата), разбивайте на части и выставляйте NFS-e при настройке.

Таблица и над ней — карточки с её сводкой.

Остаток в кассе (на сегодня) — это то, что ФАКТИЧЕСКИ поступило, минус то, что ушло, — только погашенные записи. Чистый результат — это доходы минус расходы по выборке по периоду признания, независимо от того, оплачены ли они. Расхождение между ними нормально и здорово: разница — это как раз то, что ещё предстоит получить и заплатить.

Счёт к оплате или к получению. Три даты рассказывают разные истории: СРОК — это обещание, ПЕРИОД ПРИЗНАНИЯ — месяц результата, ПОГАШЕНИЕ — момент, когда деньги реально прошли. Именно подмена периода признания сроком приводит к расхождению отчёта о прибылях и движения денег. Сверенная операция НЕИЗМЕНЯЕМА — чтобы исправить, сначала отмените сверку.

Кнопка «Провести по документу» принимает фото платёжки или PDF счёта. Tenkai читает, готовит предложение проводки с суммой, сроком и получателем, а вы подтверждаете одним кликом — то же предложение, что в WhatsApp и чате, с тем же кодом подтверждения. До подтверждения ничего не сохраняется; неподтверждённое предложение истекает само.

На вкладке «Распределение» кнопка «Добавить» открывает диалог с центром результата и процентом; карандаш строки редактирует через тот же диалог. Распределение сохраняется вместе с проводкой, итог по-прежнему проверяется.

Финансовая категория и тип счёта обязательны — без них счёт не сохраняется (сообщение точно указывает, чего не хватает).

Операция, сверенная с банковской выпиской, не может быть отредактирована или удалена. Чтобы её изменить, сначала отмените сверку (отмена аннулирует погашение и снова открывает выписку).

Счета к получению автоматически попадают в шкалу напоминаний: напоминание D-3 (до срока), уведомление D+1 и взыскание D+15 — на каждом этапе своё уведомление.

При настроенной налоговой интеграции вкладка Fiscal выставляет клиенту NFS-e по счёту и отслеживает статус в мэрии.

Семь карточек («Доходы», «Расходы», «Чистый результат», «Остаток в кассе», «К оплате», «Просрочено», «Погашено» и «Резервы») учитывают переключатель «Видеть суммы» вашей группы доступа. До предыдущей версии карточка «Остаток в кассе» его НЕ учитывала и показывала остаток компании рядом с замаскированными — это исправлено. Если вам нужно видеть суммы, запросите доступ в «Настройки → Доступы».

Если вы отправляете счёт, накладную или чек (фото, PDF, письмо или счёт из DDA), не указав статью, предложение может содержать статью и поставщика, которые вы уже использовали для этого отправителя в этой компании. У поля указан источник: предложено по истории — сколько из последних записей использовали эту статью, — или предложено по правилу, одобренному при курировании. Предложение появляется только при минимум 3 записях, из которых 80% в одной статье. Ничего не проводится без вашего подтверждения; если предложение неверно, отправьте снова, написав правильную статью — ваше указание всегда главнее.

Когда компания импортирует данные из ERP, этот экран показывает неброскую полосу, если есть документ, ожидающий привязки к справочнику, ещё не классифицированный счёт или идущая синхронизация. Она нужна, чтобы неполное число никогда не выдавало себя за полное. Полоса нейтрального цвета означает лишь «идёт импорт» — нормальное состояние при внедрении; полоса цвета внимания означает, что документа не хватает или он не в той строке, и ссылка ведёт на экран интеграции с действиями по исправлению. Когда оговорок нет, полоса не показывается.

Число внизу столбца суммирует все записи, прошедшие фильтр, — включая те, что на следующих страницах. Если проверять, складывая строки на экране, получится меньше. Суммируется чистая сумма: сумма записи плюс проценты, минус скидка и минус административный сбор.

При сохранении представления кнопкой «Представления» запоминаются четыре вещи: текст поиска, применённые фильтры, какие столбцы видны (и в каком порядке) и по какому столбцу отсортирован список. Применение представления восстанавливает всё сразу — включая сброс сортировки и страницы, на которой вы были, чтобы результат был ровно тем, что описывает представление. Представления, сохранённые до этой версии, остаются в силе: то, чего они не запомнили, при применении просто не меняется.

Nas fichas, sair de um campo já dispara a conferência do que dá para conferir na hora: campo obrigatório deixado em branco e e-mail mal formado. O aviso aparece embaixo do campo e desaparece quando você começa a corrigir. Campo numérico não precisa de aviso: ele simplesmente não aceita letra enquanto você digita. Isso é conforto, não a validação final: ao salvar, o sistema confere tudo de novo do lado do servidor.

Пакетный выпуск счетов за услуги и пакетное выставление счетов на оплату теперь выполняются в фоне, а ход работы виден прямо на экране: сколько обработано, сколько завершено и сколько пропущено (и почему). Раньше большой пакет мог занимать экран несколько минут, не сообщая, на каком он этапе. Пока пакет выполняется, кнопки недоступны — защита от двойного щелчка, который создал бы повторную работу.

Выберите документы и нажмите «Оплатить». Дату оплаты можно ввести или выбрать в календаре (с месяцем и годом). Чтобы вносить историю, отметьте «оплатить каждый документ в дату его срока»: каждый будет оплачен в свою дату, а остаток, бюджет и налог учтут его в нужном месяце. Если выбранная дата отстоит от срока какого-то документа больше чем на 60 дней, итог предупредит — отмените и повторите, если это ошибка.

Ao gerar a remessa, cada título é classificado: baixo risco (fornecedor conhecido, valor dentro do histórico, nota casada) entra sem toque; ambíguo pode exigir aprovação; suspeito (dados bancários trocados, CNPJ do boleto diferente do fornecedor, fornecedor novo com valor alto) é barrado e dito. Cole o DDA do internet banking em "Importar DDA": cada boleto casa com o título pelo CNPJ, valor e vencimento.

Кроме загрузки файла здесь, можно переслать boleto или счёт в PDF или фото в почтовый ящик компании, написав lança (или registra, provisiona) в теме или тексте. Работает для пользователей компании, чей e-mail совпадает с учётной записью. Tenkai ответит прочитанными полями и кодом; ответьте CONFIRMAR с кодом, чтобы сохранить. Отсканированный PDF без текста вернётся с просьбой прислать фото страницы. Без слова проводки письмо считается вопросом.

В «Проводке по документу» видны boleto, которые банк показал через DDA и которые не совпали ни с одной задолженностью. Укажите статью в верхнем поле и нажмите «Предложить проводку»: сумма и срок берутся из штрихкода, предложение проходит ваш лимит согласования и сохраняется только после подтверждения. Если код уже есть в записи, ничего не предлагается: boleto связывается с этой записью, и сообщение называет её номер.

Каждые 20 секунд введённое сохраняется на сервере как черновик этой операции. При возврате на экран полоса «есть черновик» предлагает восстановить или отбросить его — а сохранение операции удаляет черновик. Это касается и распределения, и платежей по частям: сохраняется вся форма, а не только верхние поля.

Ничто из черновика не попадает в остатки, отчёт о прибылях, движение денежных средств или какой-либо отчёт — это сохранённый текст, а не запись. Операция появляется, только когда вы её сохраните. Если нужной цифры нигде нет, скорее всего она осталась в черновике: откройте экран снова, и полоса об этом сообщит.

Действия появляются в зависимости от того, что допускает запись: «Создать платежи/повторение» есть только у новой записи; «Отправить на согласование» — только до погашения; при ожидающем согласовании решение принимается на экране «Согласования» тем, у кого есть полномочия. «Погасить» исчезает, когда запись уже сверена, — после сверки путь один: «Отменить сверку». При активных интеграциях добавляются выставление счетов (Asaas), счёт за услуги (выпустить, проверить статус, открыть PDF, отменить с обоснованием) и «Напомнить в WhatsApp», которое готовит сообщение, чтобы ВЫ отправили его со своего устройства; система сама ничего не отправляет.

В панели активности записи у каждой заметки есть «Превратить в задачу». Щелчок создаёт тикет с текстом заметки, её автором и ссылкой на эту запись — ничего не нужно перепечатывать. Используйте, когда заметка — это просьба о действии («кому-то нужно это проверить»); сама заметка остаётся на месте. Кнопка появляется только после сохранения записи; сеанс только для чтения (демонстрация) задачу не создаёт.

Поля даты принимают ввод в формате вашего языка с годом из 4 цифр (01/10/2024) или выбор в календаре по значку. Неполная дата или год из 2 цифр отклоняются с предупреждением прямо в поле — с пустой датой ничего не сохранится незаметно для вас.

Статус «Оплачено» требует счёт, с которого ушли (или на который пришли) деньги; дата оплаты по умолчанию — сегодня, сумма — итог, если поля пусты. Без счёта используйте кнопку «Оплатить», она спросит оба значения. Оплаченная операция без даты раньше выпадала из остатка, из «Сколько у меня сегодня» и из декларации.

При сохранении счёта поставщика с изменённой статьёй исправление уходит в «Курирование» с готовым назначением (поставщик → статья). Администратор утверждает одним щелчком; после этого новый счёт этого поставщика без статьи создаётся с ней. Отзыв в «Курировании» отключает правило.

Если у уже утверждённого счёта изменили сумму, поставщика, срок или штрихкод, при сохранении он возвращается в статус «Ожидает», а в «Финансовых утверждениях» появляется новый запрос с изменениями. До повторного утверждения он не попадает в платёжный файл. У компании без маршрута утверждения платежей переутверждать нечего.

После выпуска счёта (меню «Выставить счёт» или автоматическая задача) в карточке видны QR, созданный прямо здесь, и код с кнопкой «Скопировать Pix». Отправьте клиенту; при оплате подписанное уведомление Asaas закроет счёт и сверит его с выпиской. У закрытого счёта Pix не показывается.

Укажите в сумме погашения то, что реально поступило. Если это меньше итога, документ закрывается на эту сумму и попадает в фактические деньги дня; остаток становится новым открытым документом с тем же сроком и описанием «Остаток: …». Чтобы получить остаток, погасите документ остатка, когда придут деньги. «Отменить погашение» в оплаченном документе снова открывает его на оплаченную сумму; документ остатка остаётся открытым, и вместе они дают итог.

Сразу под кнопками погашения появляется история документа: каждое погашение, каждая частичная оплата (с исходной суммой, оплаченной и остатком) и каждая отмена погашения — кто и когда. Суммы видят только те, кому разрешено видеть суммы. Отмена погашения снова открывает документ; если он был разделён, сообщение называет документ остатка, который остаётся открытым, — скорректируйте и его, если отменён весь платёж. При частичной оплате распределение по центрам результата делится между оплаченным документом и документом остатка в той же пропорции.

Доступ по профилю: просмотр, добавление, изменение и удаление предоставляются отдельно на экране Доступов — поэтому может существовать тот, кто просматривает, не имея возможности вносить записи. Внутри суммы подчиняются разрешению «Просмотр значений»: без него верхние карточки показывают «•••», а список работает обычным образом, просто без отображения сумм. Видеть экран и видеть цифры — намеренно разные разрешения: можно вести рутину, не видя кассу.

Откройте запись и посмотрите на «Хронологию» справа: каждое изменение показано как «было одно значение — стало другое», с автором и датой. Если изменений много, используйте два фильтра вверху хронологии — по полю и по человеку. Поиск идёт в базе данных, поэтому старые изменения находятся так же. Можно спросить и Tenkai: «кто изменил договор 482?».

Да. Спросите «сколько мы потратили по категориям расходов?» (или за месяц, квартал, год). Tenkai сложит расходы по категориям, покажет долю каждой в итоге и откроет этот список для проверки. Без доступа к финансам пользователь услышит, что его профиль не охватывает тему.

В этом списке, поиском «INSS retido», «IRRF retido», «ISS retido» или «INSS patronal»: каждая квитанция самозанятого из цеха создаёт обязательство к оплате по каждому налогу. Или спросите Tenkai «сколько INSS цеха мне платить?» — он сложит по налогам и назовёт ближайший срок.

Да. Спросите «какие клиенты покупали за последние 90 дней и имеют просроченный счёт?» (или другое число дней). Tenkai сопоставляет продажи (заказы и касса) с открытой просроченной дебиторской задолженностью и показывает по каждому клиенту последнюю покупку, число просроченных счетов и сумму, ведя с каждого имени в этот список. Тот, кому не видны суммы, получает список со скрытыми суммами.

Перешлите фото квитанции в WhatsApp Tenka, лучше с её именем в подписи («pix da Maria Souza»). Tenkai найдёт клиентку и её открытый долг по сумме и предложит погашение; если сумма меньше долга — частичное погашение с указанием остатка. Без точно определённой клиентки ничего не гасится, а одна и та же квитанция дважды не используется. Погашение идёт по правилам этого экрана (закрытый месяц, журнал аудита). Квитанция не доказывает, что деньги поступили — проверьте банковскую выписку перед подтверждением.

В поле «Период с» выберите первый месяц, а в поле «Период по» — последний: список, итоги и движение денег будут суммировать весь диапазон. Если «по» пустое, учитывается только месяц из «Период с», как раньше.

Откройте документ и выполните погашение на поступившую или уплаченную сумму. Если она меньше суммы документа, оплаченная часть погашается, а остаток становится новым открытым документом с тем же сроком и тем же пропорциональным распределением. Оба видны в этом списке, а история погашения в карточке показывает исходную сумму, оплаченную и остаток.

В новом открытом документе с тем же сроком и описанием «Остаток: …». Найдите его по описанию в списке документов; в примечании оплаченного документа указан номер документа остатка.

Если месяц начисления документа — или срок, если его нет — закрыт, погашение и «Отменить погашение» отклоняются, а сообщение называет месяц. Откройте месяц заново в «Закрытии месяца» (если есть право), погасите и закройте снова.