Movimentação financeira

Lance e acompanhe títulos (a pagar e a receber): valor, vencimento, natureza financeira, tipo de título, cliente/fornecedor e conta bancária. Registre baixas (recebimento/pagamento), parcele e emita NFS-e quando configurado.

A tabela e, acima dela, os cartões que a resumem.

Saldo em caixa (hoje) é o que EFETIVAMENTE entrou menos o que saiu — só títulos baixados. Resultado líquido é receita menos despesa do recorte por competência, independente de ter sido pago. Os dois divergirem é normal e saudável: a diferença é justamente o que está a receber e a pagar.

Um título a pagar ou a receber. Três datas contam histórias diferentes: VENCIMENTO é a promessa, COMPETÊNCIA é o mês do resultado, BAIXA é quando o dinheiro andou. Trocar competência por vencimento é o que faz DRE e caixa discordarem. Movimentação conciliada é IMUTÁVEL — para corrigir, desconcilie primeiro.

O botão Lançar por documento recebe a foto do boleto ou o PDF da nota. O Tenkai lê, monta a proposta de lançamento com valor, vencimento e beneficiário, e você confirma com um clique — é a mesma proposta do WhatsApp e do chat, com o mesmo código de confirmação. Nada é gravado antes do Confirmar; proposta não confirmada expira sozinha.

Na aba Rateio, Adicionar abre um diálogo com o centro de resultado e o percentual; o lápis da linha edita pelo mesmo diálogo. O rateio é gravado junto com o lançamento, e a soma continua sendo conferida.

Natureza financeira e tipo de título são obrigatórios — sem eles o título não salva (a mensagem indica exatamente o que falta).

Movimentação conciliada com o extrato bancário não pode ser editada nem excluída. Para mexer, primeiro desconcilie (a reversão desfaz a baixa e reabre o extrato).

Títulos a receber entram automaticamente na régua: lembrete D-3 (antes de vencer), aviso D+1 e cobrança D+15 — cada estágio com sua notificação.

Com a integração fiscal configurada, a aba Fiscal emite a NFS-e do título ao cliente e acompanha o status da prefeitura.

Os sete cartões (Receitas, Despesas, Resultado líquido, Saldo em caixa, A vencer, Vencidos, Baixados e Provisões) respeitam a chave "Ver Valores" do seu grupo de acesso. Até a versão anterior o cartão de Saldo em caixa NÃO respeitava, e mostrava o saldo da empresa ao lado dos outros mascarados — isso foi corrigido. Se você precisa ver os valores, peça a liberação em Configurações → Acessos.

Quando você manda o boleto, a nota ou o comprovante (pela foto, PDF, e-mail ou o boleto do DDA) sem dizer a natureza, a proposta pode trazer a natureza e o fornecedor que você já usou para o mesmo emissor nesta empresa. O campo vem marcado com a fonte: sugerida pelo histórico, com quantos dos últimos lançamentos usaram essa natureza, ou sugerida pela regra aprovada na curadoria. Só sugere com pelo menos 3 lançamentos e 80% deles na mesma natureza. Nada é lançado sem você confirmar; se a sugestão estiver errada, mande de novo escrevendo a natureza certa, que o que você diz sempre manda.

Quando a empresa importa dados de um ERP, esta tela mostra uma faixa discreta se houver documento aguardando vínculo com cadastro, título ainda sem classificação ou sincronização em andamento. Ela existe para que um número parcial nunca se apresente como completo. A faixa em tom neutro significa apenas "a importação está rodando" — estado normal de implantação; em tom de atenção, significa que há documento faltando ou na linha errada, e o link leva à tela de integração, onde estão as ações de conserto. Quando não há ressalva nenhuma, a faixa não aparece.

O número no pé da coluna soma todos os títulos que passaram no filtro — inclusive os das próximas páginas. Se você conferir somando as linhas da tela, vai dar menos. O valor somado é o líquido: valor do título mais juros, menos desconto e menos taxa administrativa.

Ao salvar uma visão pelo botão Visões, ela guarda quatro coisas: o texto da busca, os filtros aplicados, quais colunas aparecem (e em que ordem) e por qual coluna a lista está ordenada. Aplicar a visão restaura tudo de uma vez — inclusive zerando a ordenação e a página em que você estava, para o resultado ser exatamente o que a visão descreve. Visões salvas antes desta versão continuam válidas: o que elas não guardaram simplesmente não muda ao aplicar.

Nas fichas, sair de um campo já dispara a conferência do que dá para conferir na hora: campo obrigatório deixado em branco e e-mail mal formado. O aviso aparece embaixo do campo e desaparece quando você começa a corrigir. Campo numérico não precisa de aviso: ele simplesmente não aceita letra enquanto você digita. Isso é conforto, não a validação final: ao salvar, o sistema confere tudo de novo do lado do servidor.

Emitir NFS-e em lote e gerar cobranças em lote passaram a rodar em segundo plano, com o andamento na própria tela: quantos foram processados, quantos concluíram e quantos foram pulados (e por quê). Antes, um lote grande podia ocupar a tela por vários minutos sem dizer onde estava. Os botões ficam desabilitados enquanto o lote anda — proteção contra o clique duplo que criaria trabalho repetido.

Selecione os títulos e clique em Baixar. A data da baixa pode ser digitada ou escolhida no calendário (com mês e ano). Para lançar histórico, marque "baixar cada título no seu vencimento": cada um fica pago na própria data de vencimento, e o saldo, o orçamento e o IR contam no mês certo. Se a data escolhida ficar a mais de 60 dias do vencimento de algum título, o resultado avisa — desfaça e refaça, se foi engano.

Ao gerar a remessa, cada título é classificado: baixo risco (fornecedor conhecido, valor dentro do histórico, nota casada) entra sem toque; ambíguo pode exigir aprovação; suspeito (dados bancários trocados, CNPJ do boleto diferente do fornecedor, fornecedor novo com valor alto) é barrado e dito. Cole o DDA do internet banking em "Importar DDA": cada boleto casa com o título pelo CNPJ, valor e vencimento.

Além de enviar o arquivo aqui, você pode encaminhar o boleto ou a conta, em PDF ou foto, para a caixa de e-mail da empresa, escrevendo lança (ou registra, provisiona) no assunto ou no corpo. Vale para quem é usuário da empresa com o mesmo e-mail do cadastro. O Tenkai responde com os campos lidos e um código; responda CONFIRMAR com o código para gravar. PDF digitalizado sem texto volta pedindo a foto da página. Sem a palavra de lançamento, o e-mail é tratado como pergunta.

No Lançar por documento aparecem os boletos que o banco apresentou pelo DDA e que não casaram com nenhuma conta a pagar. Escreva a natureza no campo do topo e clique em Propor lançamento: o valor e o vencimento saem do código de barras, a proposta passa pela sua alçada e só grava com o Confirmar. Se o código já estiver num título, nada é proposto: o boleto é ligado a esse título e a mensagem diz o número.

A cada 20 segundos o que está digitado é guardado no servidor como rascunho deste lançamento. Voltando à tela, a faixa "há um rascunho" oferece recuperar ou descartar — e salvar o lançamento apaga o rascunho. Vale para o rateio e para as parcelas também: o formulário inteiro é fotografado, não só os campos do topo.

Nada que está em rascunho entra em saldo, em DRE, em fluxo de caixa ou em qualquer relatório — ele é texto guardado, não um registro. Um lançamento só passa a existir quando você salva. Se o número que você procura não aparece em lugar nenhum, o mais provável é que ele tenha ficado em rascunho: abra a tela de novo e a faixa avisa.

As ações aparecem conforme o que o título permite: Gerar parcelas/recorrência só existe em lançamento novo; Enviar para aprovação, só antes da baixa; com aprovação pendente, a decisão acontece na tela Aprovações, por quem está na alçada. Baixar some quando o título já foi conciliado — conciliado, o caminho é Desfazer conciliação. Com integrações ativas entram a cobrança (Asaas), a NFS-e (emitir, consultar status, abrir PDF, cancelar com justificativa) e Cobrar no WhatsApp — que monta a mensagem para VOCÊ enviar do seu aparelho; o sistema não dispara nada sozinho.

No painel de atividade do registro, cada anotação tem "Virar demanda". O clique cria um ticket com o texto da anotação, quem a escreveu e o link deste registro — nada é redigitado. Use quando a anotação é um pedido de ação ("alguém precisa revisar isto"); a anotação continua onde estava. O botão só aparece com o registro já salvo; sessão somente-leitura (demonstração) não cria.

Os campos de data aceitam digitação no formato do seu idioma, com o ano em 4 dígitos (01/10/2024), ou a escolha pelo calendário do ícone. Data incompleta ou com o ano em 2 dígitos é recusada com aviso no próprio campo — nada é gravado com a data vazia sem você saber.

Escolher "Baixado" na situação exige a conta de onde o dinheiro saiu (ou em que entrou); a data da baixa assume hoje e o valor baixado assume o total, se estiverem vazios. Sem conta, use o botão Baixar, que pergunta os dois. Lançamento baixado sem data ficava fora do saldo, do "Quanto tenho hoje" e do IR.

Ao salvar um título de fornecedor com a natureza trocada, a correção vai para a Curadoria com o destino pronto (fornecedor → natureza). Quem administra aprova com um clique; daí em diante, título novo desse fornecedor sem natureza já nasce com ela. Revogar na Curadoria desliga a regra.

Se um título a pagar já aprovado tiver o valor, o fornecedor, o vencimento ou o código de barras alterados, ao salvar ele volta para PENDENTE e um novo pedido aparece em Aprovações financeiras com o que mudou. Até ser reaprovado, não entra na remessa. Empresa sem alçada de pagamento não tem o que reaprovar.

Emitida a cobrança (pelo menu Emitir cobrança ou pela rotina automática), a ficha mostra o QR gerado aqui mesmo e o copia e cola com o botão Copiar o Pix. Mande ao cliente; quando ele paga, o aviso assinado do Asaas baixa o título e concilia com o extrato. Título já baixado não mostra o Pix.

Informe no valor da baixa o que entrou de fato. Se for menor que o total, o título é baixado por esse valor e entra no caixa realizado do dia; o restante vira um título novo, aberto, com o mesmo vencimento e a descrição "Saldo de: …". Para receber o resto, baixe o título do saldo quando o dinheiro chegar. Desfazer baixa no título pago o devolve a aberto pelo valor pago; o título do saldo continua aberto, e os dois somam o total.

Logo abaixo dos botões de baixa aparece a trilha do título: cada baixa, cada pagamento parcial (com o valor original, o pago e o saldo) e cada baixa desfeita, com quem fez e quando. Os valores só aparecem para quem pode ver valores. Desfazer baixa devolve o título a aberto; se ele tinha sido desdobrado, o aviso diz qual título do saldo continua aberto — ajuste esse título também se o pagamento inteiro foi cancelado. Num pagamento parcial, o rateio por centro de resultado é repartido entre o título pago e o do saldo, na mesma proporção.

O acesso é por perfil: visualizar, incluir, alterar e excluir são concedidos separadamente na tela de Acessos — então existe quem consulte sem poder lançar. Dentro dela, os montantes obedecem à permissão "Ver Valores": sem ela os cartões do topo mostram "•••" e a lista funciona normalmente, apenas sem exibir valores. Ver a tela e ver os números são permissões diferentes, de propósito — dá para operar a rotina sem enxergar o caixa.

Abra o registro e olhe a Linha do tempo, à direita: ela mostra cada alteração como "de um valor para outro", com a pessoa e a data. Quando há muita alteração, use os dois filtros no topo da linha do tempo — um por campo, outro por pessoa. A procura é feita no banco, então alteração antiga aparece do mesmo jeito. Você também pode perguntar ao Tenkai: "quem mudou o contrato 482?".

Sim. Pergunte "quanto gastamos com despesas por categoria?" (ou de um mês, trimestre ou ano). O Tenkai soma as despesas por categoria, mostra a parte de cada uma no total e leva a esta lista para conferir. Quem não tem acesso ao financeiro recebe o aviso de que o perfil não alcança o assunto.

Nesta lista, buscando por "INSS retido", "IRRF retido", "ISS retido" ou "INSS patronal": cada recibo de autônomo da facção gera um título a pagar por tributo. Ou pergunte ao Tenkai "quanto de INSS da facção tenho a pagar?" — ele soma por tributo e diz o próximo vencimento.

Sim. Pergunte "quais clientes compraram nos últimos 90 dias e têm título vencido?" (ou outro número de dias). O Tenkai cruza as vendas (pedido e caixa) com os títulos a receber vencidos em aberto e mostra, por cliente, a última compra, quantos títulos vencidos e o valor, e leva cada nome a esta lista. Quem não vê valores recebe a lista com os valores escondidos.

Encaminhe a foto do comprovante para o WhatsApp do Tenka, de preferência com o nome dela na legenda ("pix da Maria Souza"). O Tenkai acha a cliente e o título em aberto dela pelo valor e propõe a baixa; se o valor for menor que o título, propõe a baixa parcial e diz o saldo. Sem a cliente certa ele não baixa nada, e o mesmo comprovante não baixa duas vezes. A baixa segue as regras desta tela (mês fechado, trilha). O comprovante não prova que o dinheiro entrou — confira no extrato do banco antes de confirmar.

Em "Competência de" escolha o primeiro mês e em "Competência até" o último: a lista, os totais e o fluxo de caixa passam a somar o intervalo inteiro. Com o "até" em branco, vale só o mês de "Competência de", como antes.

Abra o título e use Baixar informando o valor que entrou ou saiu. Se o valor for menor que o do título, o que foi pago fica baixado e o saldo vira outro título em aberto, com o mesmo vencimento e o mesmo rateio na proporção. Os dois aparecem nesta lista, e a trilha da baixa na ficha mostra o valor original, o pago e o saldo.

Num título novo, aberto, com o mesmo vencimento e a descrição "Saldo de: …". Procure pela descrição na lista de títulos; a observação do título pago diz o número do título do saldo.

Se a competência do título — ou o vencimento, quando não há competência — está num mês fechado, a baixa e o Desfazer baixa são recusados, e a mensagem diz qual mês. Reabra o mês no Fechamento mensal (quem tem permissão), faça a baixa e feche de novo.