Minha semana

O método por trás é o GTD, e a peça central dele não é a lista de tarefas: é a revisão semanal. É ela que faz a lista continuar confiável — e é a primeira coisa que todo mundo abandona, porque na versão tradicional ela leva horas.

Esta tela existe para caber no intervalo entre duas reuniões. Ela não pede que você organize nada: ela levanta os dados, você olha, decide e escreve três compromissos. Se levar mais de dez minutos com regularidade, o problema quase nunca é você — é acúmulo grande demais entre revisões, e o número no rodapé serve justamente para mostrar isso.

Escolha um horário fixo (sexta à tarde ou segunda de manhã) e proteja-o. Rito que depende de lembrar não é rito.

Um rito de dez minutos em cinco passos: esvaziar a caixa, olhar o que vence, cobrar quem te deve, achar o que está parado e escolher as três coisas da semana. O sistema levanta os dados; a decisão é sua.

É o percentual das últimas oito semanas em que você concluiu a revisão. Semana que você nunca abriu não conta contra. O efeito do rito vem da REPETIÇÃO: oito revisões de dez minutos valem mais que uma de duas horas.

1 · Caixa de entrada — só a contagem do que está aberto no inbox; o esvaziamento acontece lá.
2 · O que vence — as suas demandas em aberto com previsão até sete dias à frente, atrasadas inclusive, as mais urgentes primeiro. Mostra até 12.
3 · Quem me deve — o que você anotou como "aguardando", dos mais antigos para os mais novos. Sem teto: esta lista é para incomodar.
4 · O que travou — projetos em que você é o gerente e que não têm nenhuma demanda aberta. É o sinal clássico de projeto sem próxima ação: ninguém abandonou, só ninguém decidiu qual é o passo seguinte. Mostra até 12.
5 · As três da semana — três campos livres, seus.

Dois recortes a ter em mente: os passos 2 e 4 cortam em 12 itens (a revisão é para escolher, não para inventariar), e o passo 4 não enxerga projeto em que você participa sem ser o gerente.

A duração de cada revisão fica gravada. Se o rito passa dos dez minutos com regularidade, quem falhou foi o desenho da tela — o número existe para cobrar o produto, não você.

Não dá para concluir a revisão com os três campos vazios: revisão que não termina em compromisso é leitura de lista. Um basta, mas escreva pelo menos um.

O formato que funciona é o quê + até quando. "Cuidar da proposta" não é compromisso; "mandar a proposta do cliente X até quarta" é. Três é o teto de propósito — quem escolhe seis não escolheu nada.

Os compromissos são texto livre e não viram demanda automaticamente. Se algum deles precisa de prazo, dono ou acompanhamento, ele merece virar uma demanda de verdade — a revisão é o lugar de perceber isso, não de substituir o quadro.

Você pode navegar entre os passos em qualquer ordem e sair no meio: cada passo marcado é salvo na hora, e "salvar e continuar depois" volta de onde parou.

Ao anotar algo que você está esperando, aquilo passa a voltar sozinho. A régua é o intervalo que você define (padrão a cada 3 dias, de 1 a 60): contado a partir do último lembrete, ou do pedido, se ainda não houve nenhum.

O lembrete chega pelo sino da plataforma. Quando o devedor é alguém da casa e você o aponta no campo próprio, ele recebe o aviso também. Cliente e fornecedor nunca recebem cobrança automática — cobrar terceiro por automação é decisão de relacionamento, não de software; quem leva o toque é você, para cobrar do jeito que o relacionamento pede.

A rotina roda uma vez por dia, tratando um lote por vez e começando por quem está há mais tempo sem lembrete — em base grande, um item pode atrasar um dia, nunca ficar para trás para sempre. Rodar duas vezes no mesmo dia não gera aviso repetido.

A idade de cada linha ganha rótulo: recente (até 2 dias), "vale um toque" (3 a 7), "já passou do ponto" (8 a 21) e "provavelmente esquecido" (acima de 21). O sino de cada linha liga e desliga o lembrete daquele item.

Ninguém lê o que você escreve aqui — nem gestor, nem RH, nem o administrador da plataforma. É decisão de desenho: revisão que alguém mais pode ler deixa de ser honesta na primeira semana ruim, e revisão desonesta não serve nem para quem a escreve.

O tempo é somado por trechos: a cada ação sua (concluir um passo, salvar, pedir o rascunho, mexer no "aguardando", concluir a revisão) entra na conta o intervalo desde a ação anterior. Intervalo maior que 3 minutos não soma nada — naquele pedaço você estava em outro lugar.

Ou seja: abrir a revisão, ir para uma reunião e voltar três horas depois registra o tempo em que você esteve de fato na tela, não as três horas. Por isso o rodapé fala em "minutos de tela".

O número não avalia você: ele audita o desenho da tela. Se as revisões passam dos dez minutos com regularidade, ou a tela falhou, ou o intervalo entre revisões está grande demais — e é para essa leitura continuar servindo que ele precisa medir trabalho, e não agenda.

Também não há como reabrir uma revisão já concluída. O que ficou por fazer entra na próxima semana, que é onde ele deveria estar mesmo.

Ele recebe exatamente o que está na tela — a contagem do inbox, as demandas vencendo com prazo, o que você está esperando com a idade de cada item, os projetos parados — e devolve uma frase honesta sobre a semana, até três candidatos a compromisso (cada um dizendo de que item concreto veio) e o que dá para largar.

Ele é instruído a não inventar item que não esteja na sua lista e a dizer quando falta informação. E ele não preenche os três campos: fica ao lado, você copia o que servir.

Se a IA não estiver ativa, o rascunho não aparece e nada mais muda — a revisão funciona perfeitamente sem ele. Ele só poupa a primeira redação.

A revisão é estritamente pessoal: não existe visão de gestor, de RH nem de administrador da plataforma. Nem o superusuário lê o que você escreve aqui.

É uma decisão de desenho, não um esquecimento: revisão que alguém mais pode ler deixa de ser honesta na primeira semana ruim — e uma revisão desonesta não serve para nada, nem para quem a escreve.

É o percentual das últimas oito semanas em que você concluiu a revisão. Semana que você nunca abriu não conta contra — só entram as semanas em que houve alguma revisão.

É o indicador mais honesto da tela: o efeito do rito vem da repetição, não da profundidade de uma revisão isolada. Oito revisões de dez minutos valem muito mais do que uma de duas horas.