Mi semana

El método detrás es el GTD, y su pieza central no es la lista de tareas: es la revisión semanal. Es ella la que hace que la lista siga siendo confiable — y es lo primero que todo el mundo abandona, porque en la versión tradicional lleva horas.

Esta pantalla existe para caber en el intervalo entre dos reuniones. No le pide que organice nada: levanta los datos, usted mira, decide y escribe tres compromisos. Si lleva más de diez minutos con regularidad, el problema casi nunca es usted — es acumulación demasiado grande entre revisiones, y el número del pie sirve justamente para mostrarlo.

Elija un horario fijo (viernes por la tarde o lunes por la mañana) y protéjalo. Un rito que depende de acordarse no es rito.

Un rito de diez minutos en cinco pasos: vaciar la bandeja, mirar lo que vence, reclamarle a quien le debe, encontrar lo que está parado y elegir las tres cosas de la semana. El sistema levanta los datos; la decisión es suya.

Es el porcentaje de las últimas ocho semanas en que usted concluyó la revisión. Una semana que nunca abrió no cuenta en contra. El efecto del rito viene de la REPETICIÓN: ocho revisiones de diez minutos valen más que una de dos horas.

1 · Bandeja de entrada — solo el conteo de lo que está abierto en el inbox; el vaciado ocurre allí.
2 · Lo que vence — sus demandas abiertas con previsión hasta siete días adelante, atrasadas incluidas, las más urgentes primero. Muestra hasta 12.
3 · Quién me debe — lo que usted anotó como "esperando", de los más antiguos a los más nuevos. Sin tope: esta lista es para incomodar.
4 · Lo que se trabó — proyectos en los que usted es el gerente y que no tienen ninguna demanda abierta. Es la señal clásica de proyecto sin próxima acción: nadie lo abandonó, solo nadie decidió cuál es el paso siguiente. Muestra hasta 12.
5 · Las tres de la semana — tres campos libres, suyos.

Dos recortes a tener en cuenta: los pasos 2 y 4 cortan en 12 ítems (la revisión es para elegir, no para inventariar), y el paso 4 no ve proyectos en los que usted participa sin ser el gerente.

La duración de cada revisión queda grabada. Si el rito pasa de los diez minutos con regularidad, quien falló fue el diseño de la pantalla — el número existe para exigirle al producto, no a usted.

No se puede concluir la revisión con los tres campos vacíos: una revisión que no termina en compromiso es lectura de lista. Uno basta, pero escriba al menos uno.

El formato que funciona es qué + hasta cuándo. "Ocuparme de la propuesta" no es compromiso; "enviar la propuesta del cliente X hasta el miércoles" sí lo es. Tres es el tope a propósito — quien elige seis no eligió nada.

Los compromisos son texto libre y no se convierten en demanda automáticamente. Si alguno necesita plazo, dueño o seguimiento, merece convertirse en una demanda de verdad — la revisión es el lugar para darse cuenta de eso, no para sustituir el tablero.

Usted puede navegar entre los pasos en cualquier orden y salir en el medio: cada paso marcado se guarda en el acto, y "guardar y continuar después" vuelve a donde se quedó.

Al anotar algo que usted está esperando, eso pasa a volver solo. La regla es el intervalo que usted define (estándar cada 3 días, de 1 a 60): contado a partir del último recordatorio, o del pedido, si todavía no hubo ninguno.

El recordatorio llega por la campana de la plataforma. Cuando el deudor es alguien de la casa y usted lo señala en el campo propio, él recibe el aviso también. Clientes y proveedores nunca reciben reclamos automáticos — reclamarle a un tercero por automatización es una decisión de relación, no de software; quien recibe el toque es usted, para reclamar de la forma que la relación pide.

La rutina corre una vez al día, tratando un lote por vez y empezando por quien lleva más tiempo sin recordatorio — en una base grande, un ítem puede atrasarse un día, nunca quedar atrás para siempre. Correr dos veces el mismo día no genera aviso repetido.

La antigüedad de cada fila recibe una etiqueta: reciente (hasta 2 días), "vale un toque" (3 a 7), "ya se pasó" (8 a 21) y "probablemente olvidado" (más de 21). La campana de cada fila enciende y apaga el recordatorio de ese ítem.

Nadie lee lo que usted escribe aquí — ni gestor, ni RR. HH., ni el administrador de la plataforma. Es una decisión de diseño: una revisión que alguien más puede leer deja de ser honesta en la primera semana mala, y una revisión deshonesta no sirve ni para quien la escribe.

El tiempo se suma por tramos: en cada acción suya (concluir un paso, guardar, pedir el borrador, tocar el "esperando", concluir la revisión) entra en la cuenta el intervalo desde la acción anterior. Un intervalo mayor que 3 minutos no suma nada — en ese pedazo usted estaba en otro lugar.

Es decir: abrir la revisión, ir a una reunión y volver tres horas después registra el tiempo en que usted estuvo de hecho en la pantalla, no las tres horas. Por eso el pie habla de "minutos de pantalla".

El número no lo evalúa a usted: audita el diseño de la pantalla. Si las revisiones pasan de los diez minutos con regularidad, o la pantalla falló, o el intervalo entre revisiones es demasiado grande — y para que esa lectura siga sirviendo necesita medir trabajo, y no agenda.

Tampoco hay forma de reabrir una revisión ya concluida. Lo que quedó por hacer entra en la próxima semana, que es donde debería estar de todas formas.

Recibe exactamente lo que está en la pantalla — el conteo del inbox, las demandas que vencen con plazo, lo que usted está esperando con la antigüedad de cada ítem, los proyectos parados — y devuelve una frase honesta sobre la semana, hasta tres candidatos a compromiso (cada uno diciendo de qué ítem concreto vino) y lo que se puede soltar.

Está instruido para no inventar un ítem que no esté en su lista y para decir cuando falta información. Y no completa los tres campos: queda al lado, usted copia lo que sirva.

Si la IA no está activa, el borrador no aparece y nada más cambia — la revisión funciona perfectamente sin él. Solo le ahorra la primera redacción.

La revisión es estrictamente personal: no existe vista de gestor, de RR. HH. ni de administrador de la plataforma. Ni el superusuario lee lo que usted escribe aquí.

Es una decisión de diseño, no un olvido: una revisión que alguien más puede leer deja de ser honesta en la primera semana mala — y una revisión deshonesta no sirve para nada, ni para quien la escribe.

Es el porcentaje de las últimas ocho semanas en que usted concluyó la revisión. Una semana que nunca abrió no cuenta en contra — solo entran las semanas en que hubo alguna revisión.

Es el indicador más honesto de la pantalla: el efecto del rito viene de la repetición, no de la profundidad de una revisión aislada. Ocho revisiones de diez minutos valen mucho más que una de dos horas.