Benchmark sectoriel

Ne saisissez pas les factures. Demandez le XML de la NF-e au fournisseur (ou téléchargez-le depuis l'e-mail de facturation), choisissez le fichier ici et le système lit émetteur, articles, quantités et montants directement dans le document officiel. La saisie manuelle est là où naissent les écarts de stock.

Importez le XML de la facture d'achat : le Tenka lit articles et montants (analyseur tolérant aux namespaces), vous contrôlez par rapport à la commande et COMPTABILISEZ — le stock entre (ENTRÉE/ACHAT par article, en mettant à jour le coût moyen) et la dette fournisseur naît. La manifestation du destinataire (SEFAZ) est conditionnée (certificat A1 + paramètre).

Ici arrive chaque facture émise à l’entreprise : celles que la SEFAZ distribue (avec le certificat A1), celles du réseau de fournisseurs du groupe et les XML téléversés — un, plusieurs ou un .zip. Rien à saisir : la facture arrive, le système propose la commande d’achat et l’article de chaque ligne, et vous l’enregistrez.

L'onglet Données contient le fournisseur, le numéro, la série, la clé de 44 chiffres, l'émetteur, les dates et les montants (produits, taxes, total) lus dans le XML. Dans l'onglet Articles de la facture, chaque ligne de la NF-e apparaît avec son lien vers l'article de stock et la commande d'achat : c'est ici qu'on vérifie si ce qui est arrivé correspond à ce qui a été commandé, et la colonne d'écart montre où ça ne colle pas.

Uniquement des fichiers .xml, jusqu'à 20 Mo. Le PDF de la DANFE ne convient pas — c'est l'impression, pas le document ; c'est le XML qui contient les données structurées.

Quand vous reliez la ligne « FIO 30/1 PENT CARD » du fournisseur à votre article, le lien devient une correspondance. Sur la prochaine facture du même fournisseur avec le même code, la ligne arrive déjà rapprochée.

Si la marchandise provient d'une commande d'achat, sélectionnez la commande dans la liste avant de choisir le XML. C'est ce lien qui permet de contrôler ce qui est arrivé par rapport à ce qui a été commandé — prix, quantité et article. Charger la facture seule fait perdre le contrôle.

L'entrée créée apparaît dans la liste ci-dessous ; cliquez sur le numéro pour l'ouvrir, contrôler les articles et la terminer. C'est l'entrée confirmée qui alimente le solde et le coût moyen du stock — une facture importée puis abandonnée ne devient pas du stock.

Quand vous enregistrez une vue avec le bouton Vues, elle garde quatre choses : le texte de recherche, les filtres appliqués, les colonnes affichées (et leur ordre) et la colonne de tri de la liste. Appliquer la vue restaure tout d'un coup — y compris en réinitialisant le tri et la page où vous étiez, pour que le résultat soit exactement ce que la vue décrit. Les vues enregistrées avant cette version restent valables : ce qu'elles ne gardaient pas ne change tout simplement pas à l'application.

Nas fichas, sair de um campo já dispara a conferência do que dá para conferir na hora: campo obrigatório deixado em branco e e-mail mal formado. O aviso aparece embaixo do campo e desaparece quando você começa a corrigir. Campo numérico não precisa de aviso: ele simplesmente não aceita letra enquanto você digita. Isso é conforto, não a validação final: ao salvar, o sistema confere tudo de novo do lado do servidor.

La liste lit le dictionnaire de l'écran, donc vous choisissez les colonnes, filtrez sur n'importe laquelle, enregistrez des vues et exportez l'ensemble complet (pas seulement la page). Le formulaire affiche les champs du dictionnaire dans l'onglet Données ; ce qui est propre à ce document — articles, contrôle, préparation, tableau comparatif — se trouve dans les onglets suivants.

Quand le XML déclare des colis (la balise qVol de la facture) et que l’article entre en KILO, la saisie crée un rouleau par colis dans le dépôt choisi, avec le lot « NF- » et poids = quantité ÷ colis de cet article. C’est le cas de la maille achetée au tricoteur : vous importez le XML, saisissez, et les rouleaux apparaissent dans l’écran Rouleaux pour la pesée et la coupe — sans taper aucun rouleau. Si la facture a plus d’un article au kilo, les colis se répartissent proportionnellement à la quantité (au moins un par article). Le poids est celui de la facture ; vérifiez-le à la pesée, qui déclare l’écart.

Une facture n’entre qu’une fois : si le même fournisseur, numéro et série ont déjà une entrée (saisie ou importée), la nouvelle est refusée et Tenka indique celle qui existe. À la vérification, chaque ligne est comparée à ce que la commande attend encore : recevoir plus que le reste dû (au-delà de 2 % de tolérance en métrage et poids) est un écart ; moins est une réception partielle. Le statut et la manifestation sont enregistrés par les boutons Vérifier, Comptabiliser et Manifester.

Si votre compte a été invité par un fournisseur du réseau (partenaire d’ancrage) et que vous avez accepté, chaque facture qu’il émet pour votre CNPJ apparaît ici comme importée, avec le fournisseur déjà enregistré. Rien n’entre seul en stock : vérifiez les articles, reliez chaque ligne à votre produit et validez — la validation est votre acceptation. Seules les factures émises après l’acceptation arrivent.

« Enregistrer les liens » conserve la liaison de chaque article de la facture avec la fiche et la commande. « Contrôler » compare quantités et prix avec la commande d'achat et signale les écarts. « Comptabiliser » est l'étape irréversible : elle fait entrer le stock, génère les comptes fournisseurs et solde ce qui restait à recevoir sur la commande. Une facture comptabilisée ne se modifie pas ; ajustez par un retour au fournisseur ou une nouvelle facture.

La colonne « Unité dans la fiche » rapproche l’unité de la facture (l’unité commerciale du XML) de la fiche de l’article : l’unité principale ou une unité d’achat déclarée. Si elle correspond d’elle-même, elle est présélectionnée et affiche le facteur ; sinon, choisissez l’équivalente — tant qu’il en manque une, la saisie est refusée et indique quelle ligne. Le stock entre dans l’unité principale (1 CX12 = 12 UN) et le coût unitaire est celui de l’unité principale (prix du carton ÷ 12).

Stock : entre dans le solde du dépôt et demande l’article de stock lié. Usage et consommation : c’est une dépense, n’entre pas en stock et ne demande pas de produit. Immobilisation : à la comptabilisation, devient la fiche du bien, liée à la 1re échéance de la dette ; renseignez ensuite la durée d’utilité sur la fiche pour l’amortir. Le dépôt n’est obligatoire que s’il y a un article en Stock. Comptabiliser deux fois ne duplique ni le stock, ni les échéances, ni les fiches : la seconde tentative est refusée.

Ça arrive — achat au comptoir, urgence. Importez sans sélectionner de commande : l'entrée naît sans lien et vaut tout autant. Mais si c'est la routine, le problème est en amont : des achats faits hors du flux de commande, sans prix convenu enregistré.

« Les factures d'achat arrivées sont-elles déjà entrées en stock et devenues des dettes fournisseurs ? » Importer le XML ne change encore rien : c'est COMPTABILISER qui fait passer la facture dans le monde réel — entrée en stock article par article (ENTRÉE/ACHAT, en mettant à jour le coût moyen) et dette dans les finances. Une facture de la liste non comptabilisée n'est ni du stock ni une dette enregistrée. Utilisez la colonne Écart pour commencer le contrôle : c'est elle qui indique où la facture ne correspond pas à la commande d'achat.

Ouvrez l'enregistrement et regardez la Chronologie, à droite : elle montre chaque modification sous la forme « d'une valeur à une autre », avec la personne et la date. Quand il y a beaucoup de modifications, utilisez les deux filtres en haut de la chronologie — l'un par champ, l'autre par personne. La recherche se fait dans la base, donc une modification ancienne apparaît de la même façon. Vous pouvez aussi demander à Tenkai : « qui a modifié le contrat 482 ? ».

Oui : envoyez le XML de la facture ou la photo du DANFE avec le tableau des produits. Tenkai associe chaque article à votre stock (d’abord par la correspondance du fournisseur, puis par NCM et description) et propose l’entrée. Si tout est associé, CONFIRMER l’enregistre aussitôt : stock dans l’entrepôt et dette fournisseur. S’il manque un article sur une ligne, la facture reste ici dans Entrée de factures pour que vous l’associiez et l’enregistriez — aucun article n’est inventé.

Importez le XML de la facture comme d’habitude. Dans le bloc Paiement, sous « Qui reçoit », choisissez-vous (l’associé qui a payé). Les échéances de la carte, la date de la 1re, la nature et le centre de résultat apparaissent, déjà remplis ; ajustez au besoin. Pour chaque article, choisissez la Destination : Stock, Usage et consommation ou Immobilisation. Vérifiez et comptabilisez : la dette naît en échéances à votre nom, la dernière arrondissant le centime, et l’article immobilisé devient la fiche du bien. Si vous n’apparaissez pas encore dans « Qui reçoit », demandez à un administrateur de cocher « Associé remboursé » sur votre fiche fournisseur.

Choisissez-vous dans « Qui reçoit » et cochez « Facture au nom d’un tiers (justificatif seulement) ». La facture est gardée seulement comme justificatif du remboursement et la mention « Hors SPED » apparaît : elle n’entre ni dans le SPED, ni dans le crédit d’impôt, ni dans le dossier du comptable, ni dans la manifestation. La dépense et les échéances du remboursement restent dans la finance. La case ne vaut qu’avec un associé choisi dans « Qui reçoit ».

Ouvrez l'entrée comptabilisée et cliquez sur Annuler l'entrée en indiquant le motif. Le stock reçoit la sortie inverse, les échéances ouvertes sont annulées et l'immobilisation est sortie — rien n'est supprimé et tout reste tracé. Si une échéance est payée, l'annulation indique laquelle : annulez son paiement en finance puis recommencez. Une entrée liée à une commande d'achat se rend par le retour d'achat.