Expédition

Construit des règles « quand ceci arrive, faire cela » sans programmer. Le vrai risque est la cascade : une automatisation qui en déclenche une autre peut entrer en boucle — testez avec un cas avant de l'activer pour toute la base.

Créez des automatisations sans programmer : choisissez un déclencheur métier (prospect créé, facture échue, contrat signé, ticket ouvert, stock au minimum...), définissez les conditions et ce qui doit se passer (prévenir quelqu'un, ouvrir une demande, appeler un webhook, changer d'étape). Commencez par la galerie de recettes prêtes — installation en 1 clic — ou montez la vôtre. Avant de l'activer, utilisez le Dry-run pour voir ce qui se passerait avec un exemple, sans rien exécuter. Chaque déclenchement est enregistré dans le journal.

En plus des six événements métier qui existaient déjà (prospect, opportunité, facture échue, contrat signé, ticket, stock minimum), une automatisation peut désormais aussi démarrer par :

• À l'heure que je fixe — vous écrivez « tous les lundis à 8 h » ou « tous les 5 du mois » en langage courant, cliquez sur Comprendre et vérifiez ce qui a été lu avant d'enregistrer. Si la phrase n'est pas claire (par exemple « chaque premier jour ouvré », qui dépend du calendrier des jours fériés), la plateforme dit qu'elle n'a pas compris au lieu de choisir une date à votre place.
• Quand quelqu'un modifie un champ — choisissez la fiche et le champ. Le contexte apporte l'avant et l'après, on peut donc conditionner à la nouvelle valeur (ex. : champ après égal à GAGNÉE).
• Quand une date approche — choisissez la date et l'anticipation. Chaque fiche prévient une seule fois : la plateforme garde en mémoire qui a déjà été prévenu aujourd'hui, sinon le même contrat apparaîtrait chaque jour jusqu'à son échéance.

La liste montre chaque automatisation avec le nom, le déclencheur, l’origine, si elle est active et son dernier déclenchement ; le bouton de la ligne l’active ou la désactive. En haut, la galerie de recettes prêtes (installer crée la recette désactivée), les attentes en cours et les dernières exécutions avec ce qui s’est passé.

Chaque déclencheur et chaque action ont au moins un exemple installable dans la galerie, en haut de l'écran. Installer copie la recette dans votre compte désactivée : vous l'ouvrez, ajustez le texte, lancez le Dry-run avec un exemple et l'activez quand elle vous convient.

C'est le moyen le plus rapide de comprendre ce que fait chaque pièce — y compris le OU entre groupes, le SI/SINON et l'attente, qui ont une recette rien que pour les montrer en action.

Au sein d'un groupe, toutes les conditions doivent être vraies. Quand vous cliquez sur Ajouter un chemin alternatif (OU), un second groupe naît — et il suffit qu'un groupe entier corresponde pour que l'automatisation se déclenche.

Exemple : un groupe avec « origine = site » et un autre avec « origine = recommandation » déclenche dans les deux cas, sans avoir besoin de deux automatisations.

Sans aucune condition renseignée, l'automatisation se déclenche chaque fois que le déclencheur survient.

L'action Attendre quelques jours met en pause ce qui vient après elle. Quand le délai est écoulé, les conditions de l'automatisation sont vérifiées à nouveau, sur les données du jour, et seulement ensuite le reste du scénario s'exécute.

C'est ce qui fait vraiment fonctionner « attendre 3 jours ; s'il n'a toujours pas payé, relancer » : si le client a payé entre-temps, l'attente se termine sans relance, et l'historique en enregistre le motif. Continuer sans redemander relancerait quelqu'un qui a déjà payé — et techniquement rien n'aurait mal tourné.

Pendant l'attente, le scénario apparaît dans le bloc En attente de l'horloge, et vous pouvez l'annuler. Désactiver l'automatisation annule aussi ce qu'elle a laissé en cours.

L'action Demander une action de la plateforme utilise le même catalogue gouverné que le Tenkai (ouvrir un ticket, relancer une créance, reporter une échéance, changer d'étape…).

Elle agit au nom de celui qui a créé l'automatisation : l'autorisation d'écran, le verbe du profil de cette personne et les limites d'approbation de l'entreprise s'appliquent. Une automatisation écrite par quelqu'un qui ne peut pas accorder de remise n'accorde pas de remise — elle est refusée avec le même motif que celui qui apparaîtrait à l'écran.

🔒 Une action qui implique de l'argent ne se confirme jamais toute seule : elle attend votre confirmation pendant 24 heures, et vous recevez un avis avec le code pour confirmer ou annuler.

L'action Mettre à jour un champ a trois refus volontaires, toujours avec le motif dans l'historique :

• Titre financier — l'argent passe par le circuit d'approbation, pas par une affectation directe. Utilisez « Demander une action de la plateforme ».
• Champs d'identité et d'audit (entreprise, compte, dates de création, qui a modifié) — ce sont eux qui répondent à « à qui est-ce » et « qui y a touché ».
• Champ qui n'existe pas dans la fiche — au lieu d'enregistrer nulle part, l'action refuse et dit quel champ elle n'a pas trouvé.

Pour enregistrer un champ que vous avez créé dans le Studio des champs, écrivez la clé avec le préfixe custom. — par exemple custom.centro_custo.

Sur la fiche, le déclencheur « à l’heure que je fixe » exige d’écrire quand exécuter et de cliquer sur Comprendre ; « quand quelqu’un modifie un champ » exige la fiche et le champ ; « quand une date approche » exige aussi l’anticipation. Sans cela, Enregistrer refuse — la recette naîtrait muette, sans erreur. L’automatisation naît DÉSACTIVÉE.

Désactiver ou supprimer une automatisation annule ses attentes en cours : une action ATTENDRE qui arriverait à échéance plus tard n’agit pas au nom d’une automatisation désactivée. Supprimer envoie la recette à la corbeille, d’où elle revient par Annuler ou la corbeille de la liste. Avant d’activer, utilisez le Dry-run de l’en-tête de la fiche pour voir ce qui se passerait avec un exemple.

Non. L'horloge des automatisations vérifie les horaires toutes les 15 minutes, donc la routine peut partir jusqu'à 15 minutes après l'heure prévue. Ce qui n'arrive pas, c'est le saut : si la minute exacte tombe entre deux vérifications, elle s'exécute à la vérification suivante.

Et le même horaire ne déclenche jamais deux fois — chaque automatisation garde en mémoire sa dernière exécution.

Le déclencheur de champ modifié ne fonctionne que sur les fiches qui conservent un historique des modifications — c'est de l'historique que vient la comparaison entre l'ancienne et la nouvelle valeur. Une fiche sans historique n'a pas d'« avant » à comparer.

Vérifiez aussi que le champ choisi est bien celui qui est modifié à l'écran : la liste montre les vrais champs de la fiche, et changer de fiche vide volontairement le champ choisi.