Automações

Monta regras "quando isso, faça aquilo" sem programar. O risco real é a cascata: uma automação que dispara outra pode entrar em laço — teste com um caso antes de ligar para toda a base.

Crie automações sem programar: escolha um gatilho de negócio (lead criado, fatura vencida, contrato assinado, ticket aberto, estoque no mínimo...), defina as condições e o que deve acontecer (avisar alguém, abrir uma demanda, chamar um webhook, mover de etapa). Comece pela galeria de receitas prontas — instala em 1 clique — ou monte a sua. Antes de ligar, use o Dry-run para ver o que aconteceria com um exemplo, sem executar nada. Cada disparo fica registrado no log.

Além dos seis eventos de negócio que já existiam (lead, oportunidade, fatura vencida, contrato assinado, chamado, estoque mínimo), a automação agora começa também por:

• Na hora que eu marcar — você escreve "toda segunda às 8h" ou "todo dia 5" em português, clica em Entender e confere o que foi lido antes de salvar. Se a frase não for clara (por exemplo "todo primeiro dia útil", que depende do calendário de feriados), a plataforma diz que não entendeu em vez de escolher uma data por você.
• Quando alguém mudar um campo — escolha o cadastro e o campo. O contexto traz antes e depois, então dá para condicionar ao valor novo (ex.: campo depois igual a GANHA).
• Quando faltar pouco para uma data — escolha a data e a antecedência. Cada registro avisa uma vez só: a plataforma guarda quem já foi avisado hoje, senão o mesmo contrato apareceria todo dia até vencer.

A lista traz cada automação com o nome, o gatilho, a origem, se está ligada e quando disparou por último; o botão da linha liga ou desliga. No topo ficam a galeria de receitas prontas (instalar cria a receita desligada), as esperas no forno e as últimas execuções com o que aconteceu em cada uma.

Cada gatilho e cada ação têm ao menos um exemplo instalável na galeria, no topo da tela. Instalar copia a receita para a sua conta desligada: você abre, ajusta o texto, roda o Dry-run com um exemplo e liga quando estiver do seu jeito.

É o caminho mais rápido para entender o que cada peça faz — inclusive o OU entre grupos, o SE/SENÃO e a espera, que têm uma receita só para mostrá-los funcionando.

Dentro de um grupo, todas as condições precisam ser verdadeiras. Quando você clica em Adicionar um caminho alternativo (OU), nasce um segundo grupo — e basta um grupo inteiro bater para a automação disparar.

Exemplo: um grupo com "origem = site" e outro com "origem = indicação" dispara nos dois casos, sem precisar de duas automações.

Sem nenhuma condição preenchida, a automação dispara sempre que o gatilho acontecer.

A ação Esperar alguns dias pausa o que vem depois dela. Quando o prazo vence, as condições da automação são conferidas outra vez, contra os dados de hoje, e só então o resto do roteiro roda.

É isso que faz "espere 3 dias; se ainda não pagou, cobre" funcionar de verdade: se o cliente pagou nesse meio-tempo, a espera termina sem cobrar, e o histórico registra o motivo. Continuar sem reperguntar cobraria quem já pagou — e nada teria dado errado tecnicamente.

Enquanto espera, o roteiro aparece no bloco Esperando o relógio, e você pode cancelar. Desligar a automação também cancela o que ela deixou no forno.

A ação Pedir uma ação da plataforma usa o mesmo catálogo governado do Tenkai (abrir chamado, cobrar título, prorrogar vencimento, mover etapa…).

Ela age em nome de quem criou a automação: valem a permissão de tela, o verbo do perfil dessa pessoa e a alçada da empresa. Uma automação escrita por quem não pode dar desconto não dá desconto — é recusada com o mesmo motivo que apareceria na tela.

🔒 Ação que envolve dinheiro nunca se confirma sozinha: ela fica esperando a sua confirmação por 24 horas, e você recebe um aviso com o código para confirmar ou cancelar.

A ação Atualizar um campo tem três recusas de propósito, sempre com o motivo no histórico:

• Título financeiro — dinheiro se move pelo caminho de alçada, não por atribuição direta. Use "Pedir uma ação da plataforma".
• Campos de identidade e auditoria (empresa, conta, datas de cadastro, quem alterou) — são eles que respondem "de quem é isto" e "quem mexeu".
• Campo que não existe no cadastro — em vez de gravar em lugar nenhum, a ação recusa e diz qual campo não encontrou.

Para gravar um campo criado por você no Studio de Campos, escreva a chave com o prefixo custom. — por exemplo custom.centro_custo.

Na ficha, o gatilho "na hora que eu marcar" exige escrever quando rodar e clicar em Entender; "quando alguém mudar um campo" exige o cadastro e o campo; "quando faltar pouco para uma data" exige também a antecedência. Sem isso o Salvar recusa — a receita nasceria muda, sem dar erro. A automação nasce DESLIGADA.

Desligar ou remover uma automação cancela as esperas pendentes dela: a ação ESPERAR que venceria depois não age em nome de uma automação desligada. Remover manda a receita para a lixeira, de onde ela volta pelo Desfazer ou pela lixeira da lista. Antes de ligar, use o Dry-run no cabeçalho da ficha para ver o que aconteceria com um exemplo.

Não. O relógio das automações confere os horários a cada 15 minutos, então a rotina pode sair até 15 minutos depois da hora marcada. O que não acontece é pular: se o minuto exato caiu entre duas conferências, ela roda na conferência seguinte.

E o mesmo horário nunca dispara duas vezes — cada automação guarda quando rodou pela última vez.

O gatilho de campo alterado só funciona em cadastros que guardam histórico de alterações — é do histórico que sai a comparação entre o valor antigo e o novo. Cadastro sem histórico não tem "antes" para comparar.

Confira também se o campo escolhido é o mesmo que está sendo alterado na tela: a lista mostra os campos reais do cadastro, e trocar de cadastro limpa o campo escolhido de propósito.