Plantillas de la red

Si Tenka da el MISMO número que cerró su contador. Cambiar de sistema suele exigir registrar todo dos veces durante un mes entero — y es ahí donde muere mucha implantación. Aquí la plataforma reconstruye un mes que ya cerró, con los documentos que usted ya envió, y compara línea por línea con el cierre oficial. Cero trabajo doble, y la respuesta es la misma.

Toda línea comparada tiene el botón "Ver por qué". Abre los registros que componen ese valor, uno por uno, con la frase que explica por qué cada uno cayó en esa línea de la DRE. Es lo que transforma "está mal" en "está mal por esto": en lugar de saber que los gastos fijos están tres mil reales diferentes, usted ve los registros y descubre que uno de ellos entró ahí porque la naturaleza no tiene grupo contable.

El mes que quiere espejar. Puede completarlo de a poco: lo que ya digitó vuelve completado en la próxima visita, porque el contador casi nunca responde todo en la misma conversación.

Queda grabado junto con la ronda. Meses después, cuando alguien pregunte de dónde salió ese valor, la respuesta está ahí: digitado en pantalla, tomado del balance de comprobación enviado, o verificado por el propio contador.

Ingreso neto, margen de contribución, EBITDA, EBIT y resultado antes de impuestos son CUENTAS de las otras líneas. Pedir que el contador informe un subtotal es pedir el mismo número dos veces — y, peor, contaminaría el resultado: cinco líneas derivadas coincidiendo gratis empujarían la adherencia hacia arriba sin probar ninguna clasificación, que es justamente lo que este gate mide.

Cada comparación se convierte en una línea en el historial. Lo que hace que el cliente dé el paso no es la foto de hoy, es la secuencia: 40% en la primera ronda, 78% en la segunda, 100% en la cuarta. Una comparación que sobrescribiera la anterior borraría justamente esa prueba.

Genera la hoja de cálculo con dos pestañas: la DRE lado a lado y, para cada línea que todavía no coincide, los registros que la componen con la explicación de cada uno. Solo las líneas divergentes reciben detalle — detallar las ocho transformaría el archivo en un extracto del mes y enterraría la pregunta que importa. Los valores van como número, no como texto: así el Excel de quien lo abra aplica el formato de su país en lugar de recibir la máscara brasileña congelada dentro del archivo.

Espejar el mes en curso compara un mes a medias con un cierre que todavía no existe: daría divergencia en todo y le enseñaría a desconfiar del resultado. Por eso el mes en curso aparece como pendiente, no como una mala comparación.

Esta es la distinción más importante de la pantalla. Cero es un número que el contador afirmó; vacío es la ausencia de afirmación. Si el vacío se convirtiera en cero, la línea entera contaría como divergencia y el resultado acusaría un error del sistema donde solo falta un dato. Por eso existen tres situaciones por línea, y no dos: coincide, investigar y pendiente.

El estándar es un centavo, que cubre el redondeo y nada más. Una tolerancia porcentual esconde exactamente el error que importa: medio por ciento de un ingreso de dos millones son diez mil reales de diferencia aceptados en silencio. El valor es configurable por empresa, porque la tolerancia es una conversación entre usted y su contador.

Si el porcentaje se ponderara por el tamaño de cada línea, el ingreso cargaría el resultado solo y cinco líneas de impuesto erradas pasarían desapercibidas. Lo que se prueba aquí es que el motor CLASIFICA bien, no que el total cierre por casualidad.

Aun con 100% de adherencia, el gate no se conquista mientras haya una línea sin el número del contador. Sin esta regla bastaría con informar las dos líneas que usted ya sabe que coinciden — el atajo que vaciaría toda la validación.

Cuando un registro tiene una naturaleza sin grupo contable — o no tiene ninguna naturaleza —, el sistema lo trata como OPERATIVO por defecto. Es un estándar razonable y un silencio peligroso: el valor entra en la DRE por una suposición, y nada avisa. Por eso el detalle empieza la explicación de esos registros diciendo exactamente eso. Corregir la naturaleza en el registro suele hacer que la línea coincida en la ronda siguiente.

Al pie del detalle aparece la suma de los registros listados, y tiene que ser igual al valor de la columna "En Tenka". Si no lo es, la pantalla avisa arriba, con destaque. En ese caso la lista sirve como pista y no como prueba, y vale la pena abrir un ticket: un detalle que no cierra es un defecto de la plataforma, no de su dato.

La depreciación no viene de un registro financiero: se calcula a partir del registro de Activo fijo, dividiendo el valor del bien por su vida útil. Una divergencia ahí casi siempre es una vida útil o una fecha de adquisición diferente de la que usó el contador. Ya el resultado neto es una cuenta de las otras líneas — cuando ellas coincidan, él coincide también. En los dos casos el detalle explica el origen en lugar de mostrar una lista vacía.

El asunto, el cuerpo y la hoja de cálculo entera — etiquetas, encabezados y las explicaciones de cada registro — salen en el idioma del destinatario. La pantalla muestra cuál es, junto a la dirección, ANTES de que usted haga clic. Esto existe porque el error contrario no da ningún error: el correo se entregaría, la cola registraría éxito, y el contador de fuera de Brasil simplemente no entendería lo que recibió. El idioma viene del registro del contador; si no tiene uno, vale el idioma configurado para la cuenta.

La diferencia es real y vale la pena entenderla antes de aceptarla. Las causas más comunes son tres: un documento del mes que todavía no fue leído, una naturaleza clasificada en otro grupo de la cascada, o una diferencia legítima de criterio entre la visión gerencial y la contable (provisión, período de devengo del impuesto). Corrija lo que se pueda corregir y ejecute de nuevo — cada ronda queda registrada.

Lista exactamente lo que falta, con números: cuántas facturas de salida del mes están leídas y cuántas cuentas bancarias tienen extracto en el período. Sin documento, el ingreso reconstruido queda menor y la divergencia sería del DOCUMENTO, no del sistema — y usted concluiría que Tenka se equivoca.

Primero busca un usuario de la plataforma con el perfil Contador vinculado a esta empresa — es el buen camino, porque ahí el correo es un campo de verdad y la persona tiene idioma registrado. Si no lo encuentra, usa el contacto del despacho completado en Configuración › Régimen tributario; como ahí el campo es texto libre (cabe teléfono y sitio web), solo se acepta lo que parece una dirección de correo. En cualquier caso usted puede escribir otra dirección en el momento, y la pantalla dice de dónde vino lo que está completado.